ペーパーレス化の進め方を解説!具体的手順と成功事例

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本記事では、企業や個人がペーパーレス化を進めるための具体的な方法や手順について詳しく解説しています。ペーパーレス化の定義や目的、メリット・デメリットを紹介し、段階的なアプローチ、社員教育、全社的な協力の重要性について説明します。また、成功させるためのポイントや注意点、おすすめのデジタルツール、成功事例も取り上げています。これにより、業務効率化、コスト削減、環境保護などの多くの利点を享受しながら、スムーズにペーパーレス化を進めるための具体的な進め方を紹介します。


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ペーパーレス化とは

ペーパーレス化の定義

ペーパーレス化とは、業務や日常生活において紙の使用を削減し、電子データでの管理や運用を進める取り組みを指します。このプロセスにより、紙ベースの書類や資料が電子化され、デジタルフォーマットで保存、共有、検索ができるようになります。

ペーパーレス化の目的

ペーパーレス化の主な目的は、業務効率の向上とコスト削減です。以下のような具体的な意義があります。

  1. DX推進
    デジタルトランスフォーメーション(DX)の一環として、企業の業務プロセスをデジタル化し、生産性を高める。

  2. SDGs対応
    持続可能な開発目標(SDGs)における環境保護の一環として、紙の使用を減らし、森林資源の保護や二酸化炭素排出量の削減に貢献する。

  3. 法改正対応
    電子帳簿保存法などの法令に対応し、電子データの保存・管理を法的に認められる形で行うことが可能となる。

ペーパーレス化のメリットとデメリット

メリット

ペーパーレス化には多くの利点があります。主なメリットを以下に示します。

  1. 業務効率化
    電子データを使用することで、書類の検索や共有が迅速かつ容易になります。これにより、業務のスピードが向上し、無駄な時間を削減できます。

  2. コスト削減
    紙、インク、印刷機の維持費用が削減されるため、経費を抑えることができます。また、物理的な書類保管スペースが不要となり、オフィススペースを有効活用できます。

  3. 環境保護
    紙の使用量を減らすことで、森林資源の保護に貢献します。また、製造過程でのエネルギー消費や二酸化炭素排出量の削減にもつながります。

  4. セキュリティ向上
    電子データはパスワードや暗号化などのセキュリティ対策を施すことで、不正アクセスや紛失のリスクを低減できます。また、バックアップを取ることで災害時のリスクも管理できます。

デメリット

一方で、ペーパーレス化にはいくつかの課題もあります。

  1. 初期投資
    電子化に必要なスキャナーやソフトウェア、クラウドストレージなどの導入には初期費用がかかります。また、社員の教育やシステムの運用コストも考慮する必要があります。

  2. ITリテラシーの問題
    従業員が新しいシステムやツールに慣れるまでに時間がかかる場合があります。特にITリテラシーが低い場合、適切な教育やサポートが必要です。

  3. システム障害リスク
    電子データはシステム障害やサイバー攻撃のリスクにさらされる可能性があります。定期的なバックアップやセキュリティ対策が不可欠です。

ペーパーレス化の具体的な進め方

段階的なアプローチ

ペーパーレス化を効果的に進めるためには、段階的なアプローチが重要です。以下の手順に従って進めることをお勧めします。


新規書類のペーパーレス化から開始

まずは新規に作成される書類や文書を紙ではなくデジタルフォーマットで作成・保存することから始めます。これにより、従来の紙ベースの業務フローを断ち切り、新しいデジタル業務フローを確立することができます。


既存書類の段階的電子化

次に、既存の紙書類を段階的に電子化していきます。重要度や頻度に応じて優先順位をつけ、スキャニングやOCR(光学文字認識)技術を活用して電子データ化を進めます。これにより、紙のアーカイブを徐々にデジタル化し、検索や共有が容易になります。


部署ごとの優先順位付け

全社的に一斉にペーパーレス化を進めるのではなく、まずは特定の部署から開始します。例えば、文書の取り扱いが多い総務部や経理部など、効果が顕著に現れる部署から着手すると良いでしょう。部署ごとに優先順位を設定し、段階的に全社展開を図ります。


社員教育と全社的な協力

ペーパーレス化を成功させるためには、社員教育と全社的な協力が不可欠です。以下に具体的な方法を示します。


ITリテラシー向上のための教育

ペーパーレス化を進めるには、社員のITリテラシーを向上させる必要があります。新しいデジタルツールやシステムの使い方を学ぶための研修やワークショップを定期的に実施しましょう。また、マニュアルやオンラインリソースを提供し、社員が自主的に学べる環境を整えることも重要です。


経営者や管理職のリーダーシップ

ペーパーレス化を円滑に進めるためには、経営者や管理職のリーダーシップが求められます。経営者が率先してデジタルツールを活用し、ペーパーレス化の重要性を社員に伝えることで、全社的な協力体制を築くことができます。また、管理職が部下に対して具体的な目標を設定し、進捗を管理することも効果的です。


取引先の協力の重要性

ペーパーレス化を成功させるためには、取引先や顧客との協力も必要です。例えば、電子署名を導入して契約書をデジタルで取り交わす、請求書を電子化するなど、外部とのやり取りもペーパーレス化を進めることで、業務全体の効率化が図れます。取引先に対してもペーパーレス化のメリットを説明し、協力を依頼することが重要です。

ペーパーレス化の成功ポイントと注意点

ペーパーレス化を成功させるためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。


明確な目標設定とPDCAサイクルの活用

ペーパーレス化を進める際には、まず明確な目標を設定することが重要です。例えば、1年間で紙の使用量を50%削減する、といった具体的な数値目標を掲げましょう。また、PDCAサイクル(Plan-Do-Check-Act)を活用し、計画の実行、結果の評価、改善策の実施を繰り返すことで、継続的な改善を図ります。


社内外の協力体制の構築

ペーパーレス化は社内の一部の部署だけでなく、全社的に取り組むべき課題です。各部署が連携し、協力体制を構築することが求められます。また、外部の取引先や顧客とも協力し、ペーパーレス化を推進するための取り組みを進めましょう。


デジタルツールの導入と活用

ペーパーレス化を成功させるためには、適切なデジタルツールの導入が不可欠です。電子署名ツール、クラウドストレージ、デジタル管理ソフトウェアなど、業務に適したツールを選定し、活用することで効率化を図ります。また、ツールの導入に際しては、社員が使いやすい環境を整え、適切なサポートを提供することが重要です。


ペーパーレス化の成功ポイントと注意点

ペーパーレス化を進める際には、いくつかの注意点を考慮する必要があります。以下の点に留意することで、スムーズな移行を実現できます。


システム障害時の対策

電子データはシステム障害やサイバー攻撃などのリスクにさらされる可能性があります。そのため、定期的なデータのバックアップを行い、万が一の障害時にも迅速に復旧できる体制を整えておくことが重要です。また、クラウドストレージを利用する場合は、信頼性の高いサービスを選定し、セキュリティ対策を強化することが求められます。


紙媒体が必要な場合の対応策

完全なペーパーレス化は難しい場合もあります。法的に紙媒体での保存が必要な書類や、顧客が紙での受け取りを希望する場合など、一定の紙使用は避けられません。こうした場合には、必要最低限の紙使用を認めつつ、可能な限り電子化を進める柔軟な対応が求められます。


目的を見失わないようにする

ペーパーレス化の目的は業務効率化やコスト削減、環境保護などです。しかし、手段が目的化しないよう注意が必要です。ペーパーレス化が進むにつれて、その進捗や効果を定期的に評価し、本来の目的に合致しているか確認することが重要です。目的を見失わず、常に改善を目指す姿勢が求められます。


ペーパーレス化に役立つツール

ペーパーレス化を効果的に進めるためには、適切なデジタルツールの導入が欠かせません。以下に、おすすめのツールを紹介します。


電子署名ツール

電子署名ツールは、契約書や承認書類などの署名をデジタルで行うためのツールです。以下のツールが代表的です。

DocuSign
世界的に広く利用されている電子署名ツールで、使いやすく信頼性が高いです。

クラウドサイン

クラウドサインは企業や自治体などでの導入実績250万社を超える電子契約市場No.1の電子契約サービスです。契約書の保管・管理にも利用できます。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、データの保存と共有をクラウド上で行うためのサービスです。以下のツールが人気です。

Google Drive
Googleアカウントで利用でき、他のGoogleサービスとの連携がスムーズです。

Dropbox
シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、多くの企業で利用されています。

OneDrive
Microsoft製品との連携が強力で、特にOffice 365ユーザーに適しています。

電子帳票関連ツール

インボイス制度の要件を満たした適格請求書の作成にも対応できるサービスがほとんどなため、経理担当者の業務自体を楽にすることが可能です。

楽楽明細

楽楽明細の最大の特徴は、表計算ソフトに慣れている方にも分かりやすいデザインと操作性です。 分かりやすく設計されたUX/UIは直感的に操作可能で、長年Excelなどの表計算ソフトを利用していた方でも容易に請求書を発行できます。

freee

freeeは、クラウド型サービスを採用しているため、最新の法令に対応している点や、帳簿データをバックアップしておけるのがメリットです。 また、AI機能を駆使した自動仕分け機能も搭載し、これまで会計業務にかかっていた作業時間を軽減できます。

マネーフォワード

マネーフォワード クラウド会計の最大の特徴は、金融口座の入出金データを自動取得できる点です。 

バクラク

電子の書類だけでなく、解像度判定をするため紙の書類保存を実現。 あらゆる書類を一元管理できます。 また、タイムスタンプの付与を行うことで非改ざん性の証明や存在証明もでき、信頼性高く電子保存が可能です。

board

見積書や請求書の作成はもちろん、営業管理、支払管理、売上見込の把握、キャッシュフロー予測など、中小企業・小規模事業者の業務や経営を一元管理し、効率化できるサービスです。

資料・カタログ電子化ツール

電子カタログは、紙のカタログをデジタル化したものであり、インターネット上で簡単に配布や更新ができる利点があります。

ActiBook

3ステップで電子ブックを作成できるサービスです。電子ブック化したいPDFを管理画面にドラッグ&ドロップするだけ。officeファイルや動画にも対応しているため、資料やセミナー動画を簡単にシェアすることが可能です。

meclib

動画やYouTube、GIFアニメーション、パノラマ画像、音声、Googleマップなど、多彩なコンテンツを設定できます。また企業が所有するデータベースを利用し、型番検索や品名検索などを簡単に実装できる「カスタムデータベース機能」などを備えているサービスです。

ebook5

シンプルな操作法で、高品質で高速表示ができるユーザーにも便利な電子カタログがわずか3分ほどで作成できます。アウトライン化されていないテキスト情報を持つPDFから作成すれば、全文検索に加え、コピー&ペーストにも対応しています。

FLIPPER U2

HTML5対応のデジタルカタログ・ブックを作成が可能です。オプションを追加することで、オンラインだけでなくオフライン環境でも閲覧することが可能です。


まとめ

ペーパーレス化は、中小企業にとって業務効率化、コスト削減、環境保護の観点から非常に有益な取り組みです。段階的なアプローチと全社的な協力、適切なデジタルツールの導入、そして社員教育の徹底が成功の鍵となります。

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執筆者

浦 将平

7年間マーケターとして従事。
法人向けの顧客管理ツールやデータ統合ツール、CMSのマーケティングに携わる。 2022年にクラウドサーカスに入社し、チャットボット・電子ブックのマーケティングを担当。 現在はクラウドサーカス全体のマーケティング戦略に従事。

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