ペーパーレス化とは、紙の資料や書類をデータにして活用・保存すること。最近ではコロナ禍でテレワークが拡大し、ビジネス書類をデータでやりとりする機会が増えました。
ペーパーレス化はコスト削減、業務効率の向上など多くのメリットが期待できます。また近年よく耳にする「SDGs」の観点からも注目を集めています。
しかしペーパーレス化に取り組みたいと思っても、どうやってはじめたらいいのか、導入方法に悩んでしまうことも多いのではないでしょうか。
そこで、今回はペーパーレス化のメリットや推進するためのツールなどをまとめてご紹介します。
ペーパーレス化とは、いままで紙で印刷していた資料や書類をデジタルデータにして活用、管理することです。広い意味では、「きっぷ→ICカード」「本・雑誌→電子書籍」「紙のチケット→電子チケット」などもペーパーレス化といえます。
ペーパーレス化は企業だけでなく、国でも法整備が進められています。2005年には「e-文書法」が施行され、いままで書面での保存が義務付けられていた契約書、請求書などもデータでの保存が認められました。
さらに、2022年1月には「電子帳簿保存法」が改定され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存要件を大幅に緩和。いままで必要だった書面の原本確認が一部不要となり、帳簿書類もよりペーパーレス化しやすくなりました。
確定申告も国税庁が運用する「e-Tax」からオンライン申請できるようになり、ペーパーレス化はますます私たちの生活で身近なものになっています。
それでは、ペーパーレス化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは代表的な5つのメリットについてご説明します。
ペーパーレス化すれば、ビジネス文書をオンライン上で共有して、どこからでも書類を確認できるようになります。取引先で急に資料が必要になった場合でも、焦ることはありません。オンライン上で保管していれば、すぐに資料を取り出すことが可能です。
他部署と情報を共有したいときでも、オンラインやサーバーで管理していれば、その都度許可を得たり、出力紙を手渡しする作業は不要です。余分な工程がカットできるでしょう。
そのほか、勤怠管理や経費精算など紙ベースで管理・申請をしている業務も、ペーパーレス化で効率的に作業できます。専用ツールを導入すれば、勤怠の確認漏れや領収書との突き合わせなど細かい作業が不要になります。自動でデータを同期してくれるので、人為的ミスが防げます。
また承認が必要な場合、担当者が不在だと承認待ちの無駄な時間が発生してしまいます。オンライン上で閲覧できれば、いつでも確認が可能になり、業務時間の短縮につながるでしょう。
紙代の節約、印刷費の軽減など、さまざまなコスト削減につながることもペーパーレス化の大きなメリットです。具体的には、紙代のほかにインク代やトナー代、印刷の外部委託費、プリンター導入費など多くの費用がカットできます。カタログなどを送付する場合は、郵送費も抑えられるでしょう。
また、紙資料は保管するためのスペースも必要です。パンフレットやカタログなどは、正確な配布数が割り出しにくいため、多くの在庫を抱えることになり、そのための保管場所の確保に費用がかかります。
ペーパーレス化なら保管スペースもいりません。不要となった空間を自由度の高いスペースに活用すれば、テレワークに対応した柔軟性のあるオフィスとして有効的に使えるでしょう。
ペーパーレス化は、書類を持ち歩いたり、物理的に保管する必要がなくなるため、紛失や盗難を防ぎます。火災・津波など災害から重要書類を守れるのも大きなメリットです。
さらにアクセス権限を設定すれば、許可したユーザーしか資料の閲覧ができません。仮に不正アクセスや悪意あるユーザーから情報漏洩があっても、「いつ・誰が・何をしたのか」といったアクセスログが確認できるので、リスクを軽減できるでしょう。
業務に必要な書類をオンライン上で管理すれば、テレワークのときでも大量の紙資料を持ち帰る必要はありません。PCひとつでオフィスと同じような環境が作れるので、場所にとらわれないテレワークを実現できます。
さらに、Googleドキュメントやスプレッドシートなどを利用すると、どこからでもデータ編集・管理が可能となり、自由度の高い働き方ができます。1つのドキュメントを同時に編集できるので、チーム間での共有も簡単です。
またコロナ禍の影響で「脱ハンコ」の動きも活発化しています。政府でも押印の見直しを行っています。電子サインや電子印鑑なども普及しつつあり「押印のために出社」する場面を無くすことで、ますますテレワークしやすい環境が整ってきています。
ペーパーレス化はSDGsでも推奨されています。「SDGs」とは、持続可能な開発目標（Sustainable Development Goals）のことで、貧困や地球環境など17のゴール・169のターゲットから構成される国際目標です。
紙を削減すれば、原料となる木材の保護につながります。森林は大気中の二酸化炭素を吸収し、生態系を維持してくれる大切な資源です。ペーパーレス化は森林伐採を減少させ、その資源を守る環境保護を実現します。
そして企業がSDGsに力を入れることは、持続可能な社会の実現はもちろん、社会全体の課題解決に貢献する企業として、企業イメージの向上にもつながります。
ペーパーレス化を進める際、必要となるのがデジタルツールです。便利な機能を持つたくさんのツールが登場していますので、代表的なツールをまとめてご紹介します。
オンライン上で契約を結ぶ際や、帳簿書類をペーパーレス化するときに必要となるのが「電子サイン」「タイムスタンプ」です。
「電子サイン」とは、オンライン上の書類にタッチペンなどで署名をし、それをデータ化して保存する仕組みです。2001年に施行された「電子署名法」によって電子署名も、押印や手書きの署名と同様の扱いが認められました。いまや契約書や注文書、請書など幅広い用途で活用されています。
「タイムスタンプ」は、電子文書に作成日時を記録できるシステムのこと。タイムスタンプが付与された時刻にデータが存在し、以降に改ざんされていないことを証明できます。第三者機関である時刻認証業務認定事業者（TSA：Time-Stamping Authority）が発行しているため、その電子文書が原本であるという証明にもなります。
利用する際は、TSAに利用料を支払いますが、タイムスタンプ機能が搭載されている複合機やクラウドサービス、会計ソフトも多いので手持ちのツールを1度確認してみましょう。
電子ブックとは、PCやスマートフォン、タブレットなどで読むWeb上の電子冊子のことを指します。Web上でも紙媒体のようにページをめくりながら読むことが可能です。AmazonのKindleなどに代表される電子書籍も電子ブックの一種です。
電子ブックは電子書籍だけでなく、旅行のデジタルパンフレットやデジタルカタログ、営業資料、社内報、学校案内、ホワイトペーパーなど業界を問わず様々なシーンで活用されています。電子ブックはPDFデータがあれば専門知識がなくても簡単に作成できるため、電子ブック作成ツールを使い自社で電子化している企業が増えてきています。自社でコンテンツ管理をすることで、資料に変更があった際に外部業者に委託する必要がなくなり、スピーディーに最新資料へ更新ができます。音声や動画も埋め込めるので、紙媒体では届けられなかった情報を伝えられるのも特徴です。
電子ブックは、その他にもログ閲覧機能を持ったサービスが多数あり、電子ブックの閲覧数はもちろん、どのページを見たのか、どれくらいの時間閲覧したのか、など詳細データを分析し、施策の効果測定や資料の改善など、マーケティングに活かせるのも強みといえるでしょう。
オンラインストレージとは、文書や画像などのファイルをオンライン上にアップロードして保存・共有するサービスです。ネット環境さえあればいつでもアクセスでき、自宅などでテレワークをしていても、さまざまなデバイスから必要なデータが受け取れます。
会議で参加者全員がPCやタブレットを持っていれば、資料を印刷することなく、ペーパーレスで会議が行えます。また請求書や申請書をデータ化して、オンライン上での受け渡しが可能になれば、印刷不要でそのまま管理ができます。
そのほか、PCの故障・紛失などでデータが失われても、自動でファイルをバックアップしてくれるので安心です。外部の人ともデータ共有でき、容量の重いデータをUSBメモリで受け渡すといった手間も省けます。
無料版もありますが、セキュリティ面が心配なので、業務で利用する場合は、ビジネスプランなど対策が強化されたツールを活用しましょう。
請求書の数が多く、発行作業に負荷を感じている企業なら、請求書発行システムあるいは帳票管理システムの導入がおすすめです。従来のようにExcelで請求書を作成し、印刷・郵送していては、顧客数が増えたとき、その作業に膨大な時間を費やすことになります。
請求書発行・帳票管理システムなら、ツールの管理画面上だけでデータを更新・保管できるので、出力してファイリングする作業も必要ありません。帳簿書類の保管スペースも不要です。
顧客の承諾が得られれば、メールによる請求書送付もツールの機能で簡単に行えます。印刷・送付の費用はもちろん、時間や人的コストも削減でき、記入漏れなどの人為的ミスも軽減できるでしょう。
経費精算システムは、その名のとおり経費、交通費などの精算を効率的に行うシステムです。経費の申請・承認を画面上で行えるので、従来のような紙ベースの回覧、押印承認は不要。交通費精算のためだけに出社するといった非効率な作業もなくなるでしょう。
また先述した「電子帳簿保存法」の改定で、領収書などもスキャン保存のみでOKとなり、原本の保管が不要となりました。そのため「電子帳簿保存法」に対応していれば、煩雑になりがちな領収書や申請書のファイリング管理も必要ありません。
スマートフォン撮影による領収書の電子化も認められているので、領収書を受け取ったその場でシステム上に保存すれば申告漏れを防げます。
そのほか、レシート撮影だけで文字を抽出できる「OCR入力」、交通系ICカードを読み込んで交通費精算に利用できる「ICカード読み取り」など、便利な機能を多数装備。ペーパーレス化だけでなく、申請者も承認者も工数削減につながる便利なツールといえるでしょう。
ペーパーレス化は、従来行ってきた印刷や郵送、ファイリング管理などが不要となり、多くの作業工数をカットできます。保管スペース、消耗品などのコスト削減もでき、メリットの多い取り組みといえるでしょう。
ただしシステムを移行するには、手間も費用もかかります。何から手をつけたらいいのかわからず、なかなか取り組めない企業も多いのではないでしょうか。
ペーパーレス化が進まない場合は、デジタルツールの活用がおすすめです。詳しい知識がなくても、効率よくペーパーレス化を推進できるでしょう。最近では、無料からはじめられるデジタルツールもたくさん登場しています。実際にツールを試しながら、ペーパーレス化のメリットを体感してみてください。