【2024年最新版】ActiBook導入事例集
ActiBookを導入いただいたお客様の事例をまとめております。導入前の課題から運用方法、具体的な成果まで図解とともに紹介しています。
資料ダウンロード（無料）株式会社シーエスラボ様
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【2024年最新版】ActiBook導入事例集
ActiBookを導入いただいたお客様の事例をまとめております。導入前の課題から運用方法、具体的な成果まで図解とともに紹介しています。
資料ダウンロード（無料）株式会社シーエスラボ様は、化粧品や医薬部外品の企画、開発、製造を手がけるOEM（受託製造）メーカーです。
クラウドサーカス社の提供するMA（マーケティングオートメーション）ツール「BowNow（バウナウ）」を導入いただき、続いてチャットボットツール「IZANAI（イザナイ）」、電子ブック作成ツール「ActiBook（アクティブック）」もご利用いただいています。
今回は、「薬事ハンドブック」の制作をご担当されている薬粧部のみなさまにActiBookの導入についてお話をお伺いしました。
― 薬粧部の業務内容について教えてください。
清水様：薬粧部は、薬機法に関する業務を担当しています。この業界では、法律が細かく定められており、商品ごとに記載すべき内容が全部ルール化されています。私たちは、その法律に沿っているかどうか、表示を細かくチェックすることが主な役割です。
また、法律による許認可制度が設けられているため、化粧品を製造販売するには許可（業許可）が必要です。業許可には5年ごとの更新が求められます。この更新手続きも私たちが担当し、事業の継続をサポートしています。
その他、製品自体も国の管理下にあるため、それぞれ届出・申請事項があり、各種届出・申請業務も役割の一つです。
さらに、広告表現に関しても、パッケージやランディングページ、リーフレットなどに使用する文言が法律に則っているか、法定表示に抜け漏れがないかを確認することも重要な業務です。
― ActiBook導入前の課題をお聞かせください。
清水様：当部署では、薬事に関する情報を社内向けにまとめた冊子「薬事ハンドブック」を作成しています。薬機法をはじめとする関連法規や広告のルールをわかりやすく説明するためのものです。
過去に2度改訂しており、その際にハンドブックを活用している営業部門などにアンケートを実施したところ、営業先で商談中に見られるように「Web上で閲覧したい」という意見が多く寄せられました。
「どうすればWebで見られるか」を検討しながら改訂を進めていたころ、コロナ禍で在宅勤務が増加しました。一人あたり一冊しかハンドブックが配布されていなかったため、それまで要望のあった営業先で見たいというニーズに加えて、自宅でもデータで閲覧したいという声が上がり、WEB版へのニーズがさらに高まったのです。
野村様：当初は自社サイトに薬事ハンドブックのページを作成する案も出ましたが、その場合、費用や期間、管理方法などが課題となります。「Web作成・運用は荷が重い」という意見が部署内で上がり、アイデアがないまましばらく冊子のみの状態が続いていました。
― 薬事ハンドブックは、全員に支給されていたのでしょうか。
野村様：全員に配布していたわけではありません。使用しない部署もあるため、必要な部署にはシリアルナンバーを振り、誰がどの番号を持っているかを管理しながら配布していました。現在もその方式を継続しています。
― ActiBookの導入の決め手をお聞かせください。
野村様：ActiBookの導入を検討し始めたのは、他部署でクラウドサーカスさんの別サービスを利用していたことがきっかけです。
当部署では社外秘の情報を扱うため、「閲覧に制限をかけること」は必須条件でした。ただし、パスワードを何重にも設定すると閲覧者の手間が増え、結果的にアクセスされなくなるといった懸念があります。そのため、負担を軽減しつつ、どのように閲覧制限するかを重視しました。
清水様：先ほどお話したように自社サイトでの掲載も検討しましたが、通常業務の傍らで管理・運用するのは負担が大きく、現実的ではありませんでした。一方、ActiBookなら負担感なく部署内で管理・更新が可能なため、コスト面でもニーズに合致していると考えました。
野村様：簡単に運用できる方法を探していたところ、ActiBookを紹介していただいたことが大きな後押しとなりました。ActiBookは、閲覧者を確認できる管理のしやすさに魅力を感じて導入を決定しました。また、Webサイトよりも手軽に閲覧できる使い勝手の良さも決め手のひとつです。
― 現在、ActiBookをどのような用途で利用していますか？
清水様：「薬事ハンドブック」の電子版として活用しています。これまでの紙の冊子をデータ化したことで、持ち歩く必要がなくなりました。
― 登録した電子ブックをまとめられる「本棚サイト」の機能を利用されていますか？
清水様：当初は、本棚サイトの利用を検討しましたが、誰がどのページを見ているか、閲覧者の行動を把握したかったため、「薬事ハンドブック」では使用していません。
社内向けの薬事情報を外部に見られるリスクを避けるため、本棚ではなく承認制を採用し、データのみを掲載しています。現在は、閲覧者のログを取得することを中心に運用しています。
カタログなど製品に関する顧客向け資料は本棚サイトを使用し、守秘義務が求められる社内向け資料は、本棚に掲載せず承認制で管理する、といった目的に応じた使い分けをしています。これにより、PC1台で効率的に対応できる体制を整えることができました。
― 導入後に得られた成果について教えてください。
清水様：「薬事ハンドブック」は社内向けの冊子のため、顧客や営業活動に直接影響するわけではありませんが、誰が閲覧しているかを確認でき、外部への情報漏洩がないかを把握できるようになったのは大きな成果です。
― 情報漏洩の有無はどのように確認されているのですか？
首藤様：閲覧時にメールアドレスを入力する仕組みになっており、ハンドブックを開くと自動で通知メールが届く設定にしています。その通知を確認し、社内のアドレスかどうかをチェックしています。
― ActiBookを使用されたご感想をお聞かせください。
野村様：冊子の場合、索引の必要性を感じていたものの、通常業務と並行しての編集作業では、そこまで手が回りませんでした。しかし、ActiBookを使ってデータ化したことで、索引がなくても検索機能で情報を探せるようになりました。索引の作成には手間がかかるため、その作業が不要になったのは大きなメリットだと感じています。
― ActiBookの検索窓を活用されているのですね。
首藤様：調べる作業が格段に楽になりました。冊子では、どこに載っているのかを探し回ることが多かったのですが、いまはキーワードを入力するだけで、該当箇所がすぐに表示されます。
目次を頼りにすることもありましたが、「このあたりに載っていたはず」と感覚的にページをめくりながら探すケースも多かったので、その点でデジタル化の利便性を強く実感しています。
― ActiBookはどのような会社におすすめだと思いますか？
野村様：カタログなどの社外向け情報はもちろん、社内限定の情報にも活用できるサービスだと思います。特に、外部への発信が少ない会社にこそ、パスワード設定で情報漏洩を防ぎつつ、Webページの作成も不要で活用できるサービスとしておすすめしたいです。
― 今後の展望について教えてください。
清水様：これまで冊子で持ち歩いていた薬事ハンドブックを電子化できたことで、利便性が向上し、活用環境が整いました。ただ、現状では一部の従業員しか利用していないので、周知が足りないのか、閲覧へのハードルがあるのか、その理由を見極める必要があると考えています。今後は、より多くの従業員に活用してもらえるための取り組みを検討します。
また、法改正やルール変更などの情報は改訂時にまとめていますが、次回の改訂までの間に発生する変更情報も、リアルタイムで発信できる仕組みを整えたいです。法規や通達が多い業界だからこそ、必要な情報を一箇所に集約して、検索・閲覧がスムーズに行える環境を目指しています。
首藤様：さらに、いま使っているActiBookにチャットボットを導入できればと考えています。「よくある質問」をまとめることで、薬粧部の業務負担も軽減されるのではないかと期待しています。
チャットボットをどこに配置するのかも含めて、社内外の両方で活用する方法を模索していきます。今後もクラウドサーカスさんに相談しながら、より便利な運用を目指していきたいです。
【2024年最新版】ActiBook導入事例集
ActiBookを導入いただいたお客様の事例をまとめております。導入前の課題から運用方法、具体的な成果まで図解とともに紹介しています。
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