全国300店舗の紙カタログをデジタル化！電子カタログ導入率85％を実現した運用体制とは｜株式会社グレエイト様

【2024年最新版】ActiBook導入事例集

ActiBookを導入いただいたお客様の事例をまとめております。導入前の課題から運用方法、具体的な成果まで図解とともに紹介しています。

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はじめに

株式会社グレエイト様は、印鑑・印刷物の専門店FCチェーン「はんこ屋さん21」の運営本部です。はんこ屋さん21は、個人・法人を問わず、印鑑の作成から各種印刷物、販促グッズまで幅広いニーズに応えており、近年ではWeb制作や電子印鑑などのデジタルサービスにも注力しています。今回は、Web領域でのマーケティング・プロモーションを担当するWeb推進部部長の熊坂様に、ActiBook導入の背景と活用後の変化についてお話を伺いました。

導入前の課題

―ActiBook導入前に抱えていた課題についてお聞かせください。

熊坂様：店舗での接客対応では、紙カタログを使って商品を案内していましたが、該当ページを探すのに手間取ることが多くありました。商品点数が非常に多いため、「どこに掲載されているか分からない」といった状況が頻繁に起こり、お客様をお待たせしてしまうこともありました。対応にかかる時間は10〜20秒で済むこともありますが、内容によっては1分以上かかる場合もあり、接客の流れに影響が出る場面も見受けられました。特に取扱商品の大部分がオーダーメイド商品であるため価格表を確認することは接客において必須なため効率化が求められていました。

こうした対応が全国の店舗で日々繰り返されていると考えると、積み重なる時間のロスは相当なものになります。接客する側・される側の双方にとって負担となるだけでなく、業務全体の効率にも影響を及ぼす懸念がありました。

―情報の更新作業には負担があったと伺いましたが、当時はどんな対応をされていたのでしょうか？

熊坂様：商品改廃や価格変更が月に数件発生するたびに、該当ページを印刷してカタログを差し替える作業が発生していました。本部では月に1回、加盟店様向けに案内を出し、スーパーバイザーが店舗を訪問して反映状況を確認していました。ただ、紙ベースの運用ではタイムラグが避けられず、更新の抜け漏れや、改定前の価格で見積もり対応してしまうといったリスクが常にありました。

実際に、受注することもありました。また、新商品がWebサイトに掲載されたにもかかわらず、店舗でのカタログ更新が間に合わず、接客対応ができずに失注してしまうケースも発生していました。

―FC加盟を検討されている方への資料対応など、FC加盟店開発の業務でも課題があったと伺っています。

熊坂様：資料請求への対応では紙カタログを印刷・郵送していましたが、発送業務に手間がかかる上、特に長期休暇中は遅延が生じやすく、情報提供のタイミングにもばらつきがありました。

そうした状況の中、インボイス制度への対応をきっかけに、カタログの記載内容を全面的に見直す必要が出てきました。100ページ超の冊子を全国の店舗に印刷・仕分け・配送し、確実に差し替えるには相当な工数とコストが想定されます。そこで、紙での運用を見直し、電子カタログへの移行を進める方針が社内で固まりました。

導入の決め手

―導入にあたり他社を含めて複数のツールを比較されていますが、その中でActiBookを選ばれた理由を教えてください。

熊坂様：全部で5社ほどの電子カタログツールを比較検討しました。どのサービスも基本的な機能は揃っていましたが、UIの設計や管理画面の構造には違いがありました。ActiBookはシンプルな操作性が印象的で、ツールに不慣れな人でもすぐに使い始められそうだと思いました。

また、店舗エリアごとにカタログの内容が異なるため、ユーザー単位で閲覧範囲をコントロールできる権限管理機能も必要でした。ActiBookはその点でも柔軟に対応でき、テストから本番環境への切り替えもスムーズに行える設計だったため、運用面でも安心感がありました。

―機能面以外で、選定に影響を与えた部分があれば教えてください。

熊坂様：特に印象に残っているのが、クラウドサーカスの方々の提案です。他社では制作の知見をもとにした技術的な説明が多かった印象ですが、クラウドサーカスは営業やマーケティングの視点も交えて、導入後の活用方法まで見据えた提案をしてくれました。当社としても、閲覧ログをもとにエリアや季節ごとの傾向を分析し、売上やサイトアクセスとあわせてマーケティング施策に活かしたいという構想がありました。その考え方とマッチしていた点は、大きな決め手になっています。

―導入時から、将来的な活用も視野に入れていたのですね。

熊坂様：当初からAIチャットボットサービス『IZANAI powered by OpenAI（イザナイ パワード バイ オープンエーアイ）』などの関連ツールについても話を伺っていて、資料請求対応の自動化など、業務連携の広がりにも期待していました。現時点で全てを導入するわけではないものの、必要に応じて段階的にデジタルツールを拡張できる柔軟さは魅力でした。導入コストも現実的な水準で、トータルで見て納得感のある選定になったと感じています。

施策内容

―ActiBookの導入にあたって、社内体制の整備や店舗への展開はどのように進められたのでしょうか？

熊坂様：運用体制の整備には、加盟店対応を担うスーパーバイザーが中心となって取り組みました。Webカタログのデータは、社内のデザイン部門が制作した素材をもとに、ActiBook用に再構成し、アップロードまで一貫して対応しています。

導入にあたっては、ツールの利用そのものよりも、社内で継続的に更新・展開できる体制を構築することを重視しました。特に意識したのは、加盟店様にとって無理のない形で導入を進め、現場に自然に定着させていくことです。

まず、タブレット端末については、一定の性能基準を満たす中古iPadを本部で一括購入し、希望する店舗に販売する形式を採用しました。価格を抑えながら必要な性能を確保できたことで、導入のハードルが下がり、多くの店舗での活用が進みました。

店舗展開に際しては、切り替えスケジュールを事前に共有し、スーパーバイザーが各店舗を訪問して操作方法や導入の背景を直接説明しました。準備期間はおよそ3カ月でしたが、想定以上にスムーズに移行できました。現場でも導入に対する前向きな反応が多く、タイミングとしても受け入れられやすい時期だったと捉えています。

―店舗への展開や操作説明の際に、工夫した点があれば教えてください。

熊坂様：加盟店様のオーナーの年齢層は40〜60代が中心で、IT操作に不慣れな方も一定数いらっしゃいます。ですが、ActiBookはスワイプやタップといった直感的な操作が中心で、機能もシンプルに絞られているため、スムーズに使い始められた店舗が多かったように思います。実際に「意外と使いやすい」といった声も多く寄せられています。

あわせて、カタログデータには全文検索に対応したPDF形式を採用しました。キーワードを入力すれば、目的の情報にすぐアクセスできる構成としたことで、紙よりも迅速に該当ページを表示できるようになっています。以前から一部の店舗では、ご自身でPDFをiPadに保存して閲覧するような取り組みも見られており、電子化に対する一定のニーズがあったと感じています。

―加盟店開発の業務では、どのような変化がありましたか？

熊坂様：これまでは資料請求に対し、紙のカタログを郵送して対応していましたが、現在は専用Webサイトを通じてデジタルカタログをダウンロードしてもらう形式に移行しました。

これにより、資料提供のスピードと柔軟性が向上し、内容の差し替えや更新にも即時に対応できるようになっています。印刷や発送にかかっていた工数が削減されたことで、社内の業務負荷も軽減され、問い合わせ対応の質にも良い影響が表れています。

導入後に得られた成果

―現在はActiBookで作成した電子ブックを、電子書籍閲覧アプリ「Poste（ポステ）」で表示するかたちで運用されていますが、導入によってどんな変化がありましたか？

熊坂様：最も大きな変化は、更新の抜け漏れがほぼなくなったことです。以前は紙のカタログを使用しており、更新のたびに店舗で印刷し差し替えるというマンパワーが必要な業務になっていました。そのため、情報が全店舗で更新されるまで最長で1カ月ほどかかることもあり、伝達にタイムラグが生じていました。

現在は、ActiBookでカタログを更新すると、メールと「Poste」経由の通知が届き、店舗スタッフがアプリを開くだけで最新版が反映されます。アップデートの情報が即時に共有される仕組みに変わったことで、情報のズレや見落としのリスクが減少しました。

全国にフランチャイズ展開している当チェーンにとって、すべての店舗が同じ情報を同じタイミングで受け取れるようになったことは、運営のばらつきを抑え、対応品質をそろえるうえでも大きな成果だと感じています。オフライン環境で運用している店舗も一部ありますが、そうしたケースでもスーパーバイザーが訪問時にオンライン接続を促すことで、情報の浸透度は確実に高まってきています。

―印刷や配送といった物理的な運用面では、どのような改善が見られましたか？

印刷や配送に関しても、カタログの大規模な改定があるたびに、300店舗分の印刷・配送を行っていた工程と、各店舗での差し替え作業などが不要となりました。年に数回とはいえ、工場への発注や現場での配布対応には相応の手間とコストがかかっており、それらが一挙に削減できたことは業務効率の向上にもつながっています。

ActiBookを使用した感想

―導入から一定の期間が経過しましたが、現場での浸透状況や手応えについて、どのように受け止めていますか？

熊坂様：紙のカタログをページごとに探す必要がなくなったことで、お客様をお待たせする時間が減り、接客の流れもスムーズになりました。特に検索機能は現場でも評価が高く、目的の商品情報に素早くアクセスできるようになったことで、対応のスピードと正確性が向上しています。

こうした機能面の利便性も後押しとなり、2025年5月時点では、活用の度合いに差はありますが、加盟店様の約85％が電子カタログを利用しています。長年にわたり紙を中心とした運用が続いていたため、導入当初は現場でうまく展開できるかやや懸念もありましたが、加盟店様の協力もあり実際に使い始めてみると想像以上にスムーズに受け入れられ、大きな混乱も起きていません。

現在は紙とデジタルの併用期間にありますが、現場でも自然に使い分けが進んでおり、無理のないかたちで移行が進んでいると感じています。

今後の展望

―今後、ActiBookをどのような形で活かしていきたいと考えていますか？

熊坂様：現在は加盟店様で使用しているWebカタログを、公式Webサイトでもお客様向けに公開しています。ただ、エリアごとに情報を出し分けている関係で、閲覧にはログインが必要となっており、会員登録を前提とした運用にしています。この形式では、登録画面で離脱されるケースもありますが、それでも日々一定数の新規登録があることから、「カタログを見たい」というニーズは確かに存在していると感じています。

そのため今後は加盟店様用とは別に、ログインなしで閲覧できる顧客向けのWebカタログを整備する方向で検討を進めているところです。

―顧客向けのカタログを設けることで、閲覧のハードルも下がりそうですね。Webならではの導線設計なども検討されているのでしょうか。

熊坂様：そうですね。たとえば、カタログ内にオンラインショップへのリンクを設けたり、関連商材への誘導や問い合わせボタンを設置したりと、閲覧後のアクションにつながる導線を整えていく予定です。これまでは、加盟店様での接客対応を主な用途として想定してきましたが、今後はWeb上でもお客様の行動を促進できる設計にも注力し、より幅広い活用を目指していきたいと思っています。

お客様の声

―最後に、ActiBookの導入を検討されている企業様に向けて、メッセージをお願いいたします。

熊坂様：電子カタログを見るだけのツールとしてではなく、マーケティングにも活かしていきたいと考えている企業には、ActiBookが合っていると思います。実際に当社でも、どのコンテンツがどれくらい見られているかを把握し、その後の提案や導線につなげたいという思いがありました。

「Web上での資料活用をもっと有効にしたい」「閲覧状況を可視化したい」といったニーズがある方にとって、ActiBookは前向きに検討できる選択肢のひとつだと思います。

【2024年最新版】ActiBook導入事例集

ActiBookを導入いただいたお客様の事例をまとめております。導入前の課題から運用方法、具体的な成果まで図解とともに紹介しています。

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執筆者

浦 将平

ActiBookのマーケター兼AIチャットボットのプロダクトマネージャー。
7年間にわたり、法人向けの顧客管理ツール、データ統合ツール、CMS、チャットボット、電子ブックのマーケティングを担当し、BtoB領域でのプロダクトの成長に携わる。マーケティング戦略の立案から実行までを幅広く手がけ、業務プロセスの仕組み化を得意とする。