「ペーパレス化」とは、紙を使用しないで情報を管理することを指します。
従来は、書類やフォームなどの情報は紙に印刷して保存していましたが、ペーパレス化により、デジタルデータとして保存・管理することが可能になりました。
ペーパレス化は、環境問題に配慮するだけでなく、業務の効率化やコスト削減にもつながるため、多くの企業や組織で導入が進んでいます。
本記事では、ペーパレス化について詳しく解説し、導入のメリットや注意点についてもご紹介します。
ペーパレス化とは、これまで紙媒体で管理や情報伝達をしていた書類を、電子化して利用するようにすることです。
紙の利用量の削減に繋がったり、オンライン上でいつでもどこでも書類にアクセスできる状態にすることを目的としています。
近年多くの企業が取り組み始めている「DX(デジタルトランスフォーメーション)」の施策の一つとしても、注目を集めています。
下記文書は、ペーパレス化をおすすめします。
しかし、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」で定められている下記文書は注意が必要です。
ペーパレス化は、政府からも推進されている取り組みになります。
ペーパレス化を推進するために「電子帳簿保存法」や「e-文書法」などの法律も定められており、また「働き方改革」としてもペーパレス化を推奨する表明が出されています。
それまでにかかっていた、紙やプリンター関連のコスト、配送コストや人的リソースがカットできます。また内容やデータに変更があった場合の差し替え作業等も削減できます。
そして紙を使用していたことによる、紛失リスクや情報漏洩リスク、情報伝達の不足といったリスクも回避しやすくなります。
紙の大量消費を削減すると、森林伐採の削減、カーボンニュートラル（脱炭素）に貢献します。
近年企業に求められるようになった「CSR（Corporate Social Responsibility 企業が社会的に果たすべき責任）」に対応することに繋がります。
コロナの影響でリモートワークやオンライン上での情報共有が主流になりつつある現在、書類のあり方もそれに対応する動きが見られます。
オフィスでのコミュニケーションや共同作業が少なくなり、いつでもどこでも資料や文書にアクセスできる環境の整備のため、ペーパレス化の取り組みは非常に効果的です。
どの業務プロセスをペーパーレス化するのか、どの程度の期間で達成するのかなど、明確な目標を定めることが重要です。
また、それまで紙の書類で管理をしていたところを、いきなりすべてペーパレス化するのは、社内の混乱を招いたり、なかなか定着しない可能性があります。
比較的デジタルに親和性がある部署やチームのみで開始する、など一部から徐々に取り組みを広げることをおすすめします。
今までの業務フローに大きな変更を加えるということは従業員にとってハードルが高いので、意義やメリットを理解した上で取り組んでもらう必要があります。
経営層がペーパレス化の意義やメリットを理解し、それら背景をトップダウンで経営層から従業員に伝える必要があります。
また取り組みを会社全体に広げる際に、最初に取り組んだチームの成功事例や実際に体感したメリットなどを社内で共有することで、よりスムーズな社内浸透に繋がります。
ペーパーレス化を進めるためには、ツールの活用が欠かせません。クラウドストレージやドキュメント管理システムなどのツールを活用し、デジタル化されたデータを管理します。
また、電子署名ツールやPDF編集ソフトなども活用することで、ペーパーレス化の効率化が図れます。
企業内の文書やデータをデジタルで管理するためのシステムです。代表的なものに、クラウド型の「Box」や「OneDrive」、オンプレミス型の「M-Files」などがあります。
紙文書に必要な署名や印鑑をデジタルで行うためのツールです。代表的なものに、「DocuSign」や「クラウドサイン」などがあります。
PDF形式の文書を編集や注釈付けするためのツールです。代表的なものに、Adobe Acrobat、PDF-XChange Editor、FineReaderなどがあります。
業務のタスクをデジタルで管理するためのツールです。代表的なものに、Asana、Trello、Backlogなどがあります。
業務プロセスを自動化し、効率的な業務遂行を実現するためのシステムです。代表的なものに、Questetra BPM Suite、Nintex Workflow、kintoneなどがあります。
紙媒体であった書籍や資料をデジタルで保存、閲覧、共有することができる手段です。代表的なものに、「ActiBook」や「Meclib」、「ebook5」、「FLIPPER U2」、「WISE BOOK」があります。
弊社の電子ブック作成ツール「ActiBook」を使ってペーパレス化に成功した事例をご紹介します。
弊社の電子ブック作成ツール「ActiBook」では、下記の書類を電子化することが可能です。
「ActiBook」とは、PDFや動画などのコンテンツを電子化・管理・発信できるツールです。
URLリンク、音声、動画、アニメーションなどのコンテンツを組み込んだ電子書籍の作成が可能で、PCやスマートフォン、タブレットなどの様々な端末で閲覧することができます。
編集画面がシンプルで使いやすく、直感的な操作で電子書籍を作成することができるため、初心者でも簡単に作成することができます。
自社のビジネス書や教材、カタログなどの電子化を検討している企業や、マーケティング施策としての利用、そして出版社、教育機関、自治体など、様々な分野で利用されています。
ここまで、ペーパレス化について、基本情報から実践方法までご紹介しました。
「ActiBook」は、資料の電子化による管理やリッチコンテンツ化、そしてマーケティング施策での利用場面でご活用いただけるツールです。Freeプランから始められるので、この機会にぜひお試しください。