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【無料】デジタルカタログツール「ActiBook」料金表
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カタログの印刷費を削減するには、印刷部数や用紙、ページ数などを見直すとともに、紙が必要な場面と電子カタログで代用できる場面を整理することが重要です。
企業の販促活動や営業活動において、紙カタログの印刷費は大きなコスト負担になりやすい費用の一つです。「毎年の増刷や改訂で予算を圧迫している」「余ったカタログが倉庫に残り、廃棄費用まで発生している」と悩む担当者もいるのではないでしょうか。
とはいえ、費用を抑えるために紙カタログをすべて廃止すると、営業現場や顧客にとって不便になってしまう場合もあります。
では、販促活動の質を落とさずに、どこからコストを見直せばよいのでしょうか。
この記事では、カタログの印刷費を削減する5つの方法と、電子カタログへの移行を無理なく進めるコツを紹介します。あわせて、電子ブック作成ツール「ActiBook」のCS・カスタマーセールス担当者が日頃の顧客支援で接している現場の声をもとに、デジタル化を進める際の注意点も整理しました。
目次
カタログの印刷費を削減する際は、単純に印刷部数を減らすだけでなく、カタログの使われ方そのものを見直すことが大切です。
紙で配布する必要があるものと、デジタルで十分に対応できるものを整理することで、営業活動への影響を抑えながらコスト削減を進めやすくなります。
紙カタログには、手に取ってページをめくりながら全体を確認できることや、展示会・対面営業で手渡ししやすいといった強みがあります。
例えば、営業担当者が顧客と同じページを見ながら製品を比較したり、商談後に資料を持ち帰ってもらったりする場面では、紙の方が使いやすいこともあります。
また、インターネット環境が整っていない現場や、紙での確認を希望する顧客への配慮も必要です。
印刷費だけを優先して紙カタログをなくしてしまうと、かえって営業活動に支障が出る可能性があります。
そのため、まずは紙カタログが本当に必要とされている場面を把握し、それ以外の部分から削減を検討するとよいでしょう。
カタログにかかる費用を見直す方法は、大きく2つあります。
1つ目は、印刷部数や用紙、ページ数、発注方法など、現在の紙カタログの仕様を見直すことです。
2つ目は、Webサイトでの公開や営業資料の送付など、紙でなくても対応できる部分を電子カタログに切り替えることです。
両方を組み合わせることで、印刷費だけでなく、郵送費や保管費、改訂時の廃棄費用なども削減できる可能性があります。
まずは現在の印刷コストを把握し、削減できる部分がないか確認していきましょう。
紙カタログの印刷費は、仕様や発注方法を見直すことで抑えられる場合があります。
ここでは、比較的取り組みやすい5つの方法を紹介します。
最初に確認したいのが、現在の印刷部数が適切かどうかです。
カタログは途中で不足すると困るため、「念のため多めに刷っておこう」と考えがちです。しかし、余ったカタログを毎年大量に廃棄しているのであれば、発注部数を見直す余地があります。
まずは、前回の印刷部数と実際に配布した部数、現在の在庫数を確認しましょう。
展示会や営業活動での使用実績を整理すると、次回の改訂までに必要な部数を検討しやすくなります。
ただし、印刷部数を減らしすぎると、追加発注が必要になり、結果的に費用が増えてしまう場合もあります。
過去の配布実績に加え、今後のイベントや営業計画も考慮して、適切な発注部数を決めることが大切です。
カタログに使用している用紙も、印刷費を左右する要素の一つです。
例えば、現在使用している用紙を別の種類に変更したり、本文の紙を少し薄くしたりすることで、費用を抑えられる場合があります。
紙が薄くなれば、カタログ全体の重量も軽くなるため、配送費や営業担当者の持ち運び負担を減らせる可能性もあります。
一方、製品写真の色味や質感を重視するカタログでは、用紙の変更が仕上がりに影響することがあります。
また、用紙の種類によっては、変更後の方が高くなるケースもあります。
見た目や使い勝手を損なわないか確認しながら、複数の用紙で見積もりを比較してみましょう。
カタログのページ数を見直すことも、印刷費を抑える方法の一つです。
長年使っているカタログでは、情報を追加するたびにページ数が増え、掲載内容が重複していることもあります。
例えば、似たような製品説明をまとめたり、詳細な仕様情報をWebサイトへ移したりすれば、必要な情報を残しながらページ数を減らせます。
ただし、冊子印刷では印刷方式や製本方法によって効率の良いページ数が異なります。
数ページ減らすだけでは費用があまり変わらない場合もあるため、印刷会社に相談しながらページ構成を見直すのがおすすめです。
全ページをフルカラーで印刷している場合は、一部をモノクロに変更できないか検討してみましょう。
例えば、製品写真やデザインを見せるページはカラーのままにし、文字情報が中心の仕様表や価格表をモノクロにする方法があります。
ただし、カラーとモノクロを混在させても、印刷方式やページ構成によっては費用が下がらないことがあります。
そのため、色数を変えた場合の見積もりを取り、どの程度の削減効果があるか確認することが大切です。
印刷会社への発注方法やスケジュールを見直すことでも、コストを抑えられる場合があります。
例えば、納期に余裕を持たせることで価格を抑えられる印刷サービスを利用したり、同じ仕様の印刷物をまとめて発注したりする方法です。
また、用途によってはネット印刷サービスを利用することも選択肢になります。
ただし、まとめて発注すると在庫を抱えることになり、途中で内容が変わった際に廃棄が発生する可能性もあります。
1回あたりの印刷単価だけでなく、年間の発注回数や在庫管理の負担も含めて比較するとよいでしょう。
ここまでの見直しを進める際は、実際にどの程度の費用を削減できるか試算しておくと判断しやすくなります。
例えば、年間5,000部、1部300円で制作しているカタログについて考えてみましょう。
| 項目 | 見直し前 | 見直し後 |
|---|---|---|
| 年間印刷部数 | 5,000部 | 4,000部 |
| 1部あたりの印刷単価 | 300円 | 300円 |
| 年間印刷費 | 150万円 | 120万円 |
この場合、年間30万円の印刷費削減になります。
ただし、これは印刷単価が変わらない場合の計算例です。実際には部数の変更によって単価が上がることもあるため、見直し後の条件で改めて見積もりを取る必要があります。
また、印刷費だけでなく、カタログの保管費や配送費、廃棄費用も確認しておきましょう。
カタログ全体にかかる費用を把握することで、どの部分から見直すべきか判断しやすくなります。
紙カタログの仕様を見直しても、一定以上のコスト削減が難しい場合があります。
そこで検討したいのが、電子カタログへの移行です。
電子カタログは、既存のカタログデータなどをWeb上で閲覧できるようにする仕組みです。URLを共有することで資料を届けられるため、紙の印刷部数や郵送回数を減らせる可能性があります。
※電子ブックの基本的な仕組みや特徴についてはこちらのコラムで詳しく解説しています
電子化を進める際は、最初からすべてのカタログを切り替える必要はありません。
例えば、改訂頻度が高い製品カタログや、Webサイトからの資料請求に利用しているカタログなどは、電子化を検討しやすい資料です。
まずは一部の資料を電子化し、営業担当者や顧客に実際に使ってもらいましょう。
そのうえで、紙の使用部数や電子版の閲覧状況を確認し、次回の印刷時に発注部数を調整していく方法がおすすめです。
※電子ブックを導入した際のコスト削減効果や導入の流れについてはこちらのコラムもご覧ください
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導入を検討する前に、まずはこの資料をご覧ください。
電子カタログへの移行を検討するとき、費用と同じくらい気になるのが現場での使いやすさではないでしょうか。
ActiBookのCS・カスタマーセールス担当者も、日頃の顧客支援の中で、デジタル化に対するさまざまな不安を耳にしているそうです。
例えば、次のようなものがあります。
・今まで紙をめくって案内していたのに、電子化すると準備や操作の手間が増えそう
・紙なら気になる箇所にメモを書き込めるので、紙の方が便利なのではないか
・URLを送るだけでは、顧客が本当に資料を見てくれたか分からない
・自分自身がデジタルツールを使いこなせるか不安がある
こうした声からも、電子化を進める際には、費用面のメリットを説明するだけでは十分でないことが分かります。
実際に資料を使う営業担当者や顧客が、これまでと同じように情報を確認できるかどうかも重要です。
例えば、電子ブックにはページ内への書き込みや検索ができるものもあります。また、閲覧状況を確認できるツールであれば、資料がどの程度利用されているかを把握する参考にもなります。
ただし、使える機能や取得できる情報はツールやプランによって異なります。
導入前に実際の画面を確認し、現場で必要な操作ができるか試しておくと安心です。
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印刷費を抑えながら営業活動の質を維持するためには、紙と電子カタログの使い分けが欠かせません。
特に、カタログの配布方法や更新頻度によって、適している媒体は変わってきます。
紙カタログが向いているのは、展示会や対面営業など、実際に資料を手渡して説明する場面です。
製品を一覧で比較したい場合や、デスクに常備して繰り返し確認する用途でも、紙が便利なことがあります。
また、インターネット環境が整っていない現場や、紙での確認を希望する顧客に向けては、一定数の印刷物を残しておく必要があります。
こうした用途では、むやみに部数を削るのではなく、必要な数を見極めて印刷することが大切です。
一方、電子カタログが向いているのは、Webサイトからの資料請求やオンライン商談、遠隔地への資料送付などです。
例えば、営業担当者が商談後に追加の製品情報を送りたい場合、電子カタログであれば郵送を待たずに共有できます。
また、価格改定や製品ラインナップの変更が頻繁にあるカタログも、電子化を検討しやすい資料です。
紙のカタログでは修正のたびに再印刷が必要になる場合がありますが、電子カタログであればデータを更新して最新情報を提供できます。
※紙とデジタルの違いや、それぞれの特徴についてはこちらのコラムで詳しく解説しています
カタログ印刷費の削減を進める際は、費用だけで判断しないことが大切です。
特に電子カタログを併用する場合は、営業現場への影響と、導入後の運用コストを事前に確認しておきましょう。
印刷部数を減らす前に、営業担当者が普段どのようにカタログを使っているか確認しましょう。
例えば、商談時に必ず紙を使っている部署と、メールでの資料送付が中心の部署では、必要な印刷部数も異なります。
顧客によっても、紙の方が見やすい人もいれば、スマートフォンやPCで確認したい人もいます。
そのため、営業現場の意見を聞きながら、電子化できる部分を見極めることが重要です。
電子カタログを導入しても、営業担当者が使わなければ印刷部数の削減にはつながりません。
そのため、社内での使い方を決め、少しずつ利用を広げていくことが大切です。
ActiBookの顧客支援担当者が接する現場でも、デジタル化に対する不安を解消するには、実際に使ってみてもらうことが重要なポイントになっています。
例えば、以下のような進め方が考えられます。
これまで紙のカタログを郵送していた場面で、電子カタログを使って資料を共有してみる方法です。
顧客がすぐに情報を確認できるようになれば、営業担当者もデジタルの利便性を実感しやすくなります。
最初はデジタルツールの利用に前向きな営業担当者や部署から始める方法もあります。
実際に使う中で、資料送付やカタログの持ち運びなど、どの業務が楽になったのかを整理し、社内に共有していくとよいでしょう。
操作に不安がある場合は、ツールの提供会社が用意しているサポートや勉強会を活用する方法もあります。
基本的な操作を覚えてもらうだけでなく、普段の営業活動でどう使うかまで共有することで、社内での利用を進めやすくなります。
電子カタログの導入では、印刷費を減らせる一方で、ツールの利用料や運用にかかる費用が発生する場合があります。
そのため、紙の印刷費が減った金額だけでなく、電子化に必要な費用も含めて比較しましょう。
確認しておきたいのは、主に次のような項目です。
・電子カタログ作成ツールの利用料
・データ制作や更新にかかる費用
・社内での運用・管理に必要な工数
・削減できる印刷費・配送費・保管費
印刷費だけを見ると削減できていても、運用全体では思ったほど費用が変わらない可能性もあります。
導入前に年間の総コストを比較し、自社にとって無理のない運用方法を検討しましょう。
カタログの電子化を検討する際には、既存の印刷データを活用できるツールを選ぶと、導入を進めやすくなります。
クラウドサーカスが提供する「ActiBook（アクティブック）」は、PDFなどのファイルをアップロードすることで、Web上で閲覧できる電子カタログを作成・配信できるサービスです。
これまで使用してきたカタログのPDFデータを活用できるため、新たに一から作り直すことなく、電子化を試しやすい点が特長です。
また、紙カタログの削減を考えるうえでは、次のような機能が役立ちます。
電子カタログのURLを顧客へ送ることで、郵送による資料配布を減らせます。
カタログの情報が変更された際も、Web上のデータを更新することで再印刷や廃棄を抑えられます。
電子カタログがどの程度閲覧されているかを把握し、資料運用を見直す際の参考にできます。
複数の製品カタログや資料をまとめて公開・管理できます。
ActiBookには、2週間の無料トライアル（クレジットカード登録なし）が用意されています。
まずは手元のカタログを電子化して、閲覧画面や操作感を確認してみるのもよいでしょう。
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各種プランの料金や仕様、デジタルカタログ（ebook）作成の方法などを詳細に記載しています。
まずはこの資料をご覧ください。電子ブック形式で閲覧できます。
カタログの印刷費を削減するには、紙の使い方を見直しながら、必要に応じて電子カタログを組み合わせることが重要です。
まずは現在のカタログについて、「部数」「用紙」「ページ数」「色数」「発注方法」の5つを確認し、削減できる部分がないか整理しましょう。
そのうえで、Webサイトからの資料請求や遠隔地への案内など、紙でなくても対応できる部分から電子化を進めていくと、営業活動への影響を抑えながらコストを見直しやすくなります。
今回紹介したように、電子化を進める際は、現場で実際に使ってもらうことも欠かせません。
最初から紙をなくそうとするのではなく、利用状況を確認しながら少しずつ切り替えていくことが、無理のないコスト削減につながります。
クラウドサーカスでは、電子カタログの導入や活用に役立つ資料を提供しています。
自社のカタログ運用を見直したい方は、目的に合わせて以下のページもご活用ください。
・電子カタログの機能や活用方法を知りたい方：ActiBookのお役立ち資料一覧
・導入費用やプランを確認したい方：ActiBookの料金・プラン
・まずは実際に使ってみたい方：ActiBookの無料トライアル
紙の良さを残しながら、デジタルで補える部分を少しずつ広げ、自社に合ったカタログ運用を目指してみてはいかがでしょうか。
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