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【無料】デジタルカタログツール「ActiBook」料金表
各種プランの料金や仕様、デジタルカタログ（ebook）作成の方法などを詳細に記載しています。
まずはこの資料をご覧ください。電子ブック形式で閲覧できます。
営業現場で「気がつくと古い価格表やカタログで商談をしていた」というトラブルに悩んでいないでしょうか。資料を更新するたびに、全員へ最新版を行き渡らせるのは簡単ではありません。この記事では、古い資料が使われ続けてしまう原因と、現場に無理なく最新の資料を定着させる対策を、ActiBookのCS担当者の経験をもとに解説します。
営業が古い資料を使ってしまう主な原因は、最新版を探す手間と、資料を更新する側の手間です。それを防ぐには、資料をクラウドで一元管理し、URLを変えずに中身だけを差し替える仕組みにすることが有効です。こうすると営業は同じURLを開くだけで最新版を見られます。あわせて、AIや音声入力で更新作業を軽くすること、朝礼などで全員一斉に古い資料を削除することも、CS担当者がすすめる運用です。まずは自社の資料の保存場所と共有方法を見直すところから始めましょう。
CS担当
カスタマーサクセス（CS）として6年の経験を持つ。ActiBookでは導入企業の運用支援やソリューションサービスの構築を担当。
目次
古い資料が使われ続ける原因は、営業側と、資料を作る管理側の両方にあります。
共有フォルダの階層が深い、ファイル名が似ていてどれが最新か分からない、といった環境では、営業担当者は手元にある資料を使いがちです。とくに、資料をパソコンのデスクトップなどに保存する「ローカル保存」が習慣になっていると、共有フォルダの資料が新しくなっても気づけません。
現場の実態について、カスタマーサクセスの担当者に聞きました。
──お客様のサポートをしていて、「営業が古い資料を使ってしまう」一番の理由は何だと感じますか？
CS担当：「更新作業の手間だと感じています。」
──実際に、古い資料が原因でどのような問題が起きていましたか？
CS担当：「システム開発の会社で、すでに提供を終了した機能が載ったままのサービス資料を使って提案してしまい、トラブルになったケースがありました。資料の更新が追いついていなかったことが原因です。」
資料を作り直す作業に時間がかかると、更新が後回しになり、そのあいだ現場では古い資料が使われ続けます。営業側にルールを課すだけでなく、管理側の更新の手間を減らすことも欠かせません。
古い価格や終了した仕様をお客様に伝えてしまい、クレームにつながる恐れがあります。
商談後に「実は条件が変わっていまして」と訂正の連絡が必要になり、営業の負担が増えます。
情報の管理が行き届いていない企業という印象を与えかねません。
資料の置き場所を1か所にまとめ、誰がいつ見ても同じ場所に最新版がある状態を作ります。営業が「どこにあるか」で迷わなくなります。
ファイルを配るのではなく、資料のURLを共有します。資料を更新するときはURLを変えずに中身だけを差し替えれば、営業は同じURLを開くだけで最新版を見られます。お客様に送ったURLも、そのまま最新版になります。
更新が後回しにならないよう、資料を作る側の負担を軽くします。
──現場の営業担当者が、無理なく新しい資料を使ってくれるようになるコツや工夫があれば教えてください。
CS担当：「AIを活用して、自分の持っている新しい情報を箇条書きでもいいのでまとめさせることで、時間は短縮しやすくなります。もしテキスト入力自体が手間であれば、音声入力を視野にいれると良いと思います。」
資料を完璧に作り込もうとすると、更新が止まりがちです。まずは最新情報を早くまとめて差し替えることを優先すると、新しい資料が現場に回りやすくなります。
原則としてクラウドの資料を使うルールにします。それでもダウンロードしてしまう人がいる場合は、朝礼などで全員一斉に古い資料を削除し、新しい資料に入れ替える時間を取ります（詳しくは「よくある質問」で紹介します）。
共有スペースに古い資料が残っていると、誤って使われる原因になります。定期的に見直し、使われなくなった資料は営業側の共有スペースから削除します。閲覧状況が分かるツールを使っていれば、ほとんど開かれていない資料を見つける手がかりにもなります。
※閲覧ログで資料の利用状況を把握する方法はこちらのコラムで解説しています
資料の一元管理と最新版の共有には、電子ブック作成ツール「ActiBook（アクティブック）」が向いています。
PDFなどの資料をアップロードすると、Web上で閲覧できる電子ブックとURLが作成されます。資料を更新するときは、管理側がデータを差し替えるだけで、URLは変わりません。営業は同じURLを開くだけで、常に最新版を確認できます。
また、「本棚サイト」を使えば、複数の資料をカテゴリごとにまとめて1か所で管理できます。
※営業活動でデジタルブックを使うメリットはこちらのコラムで詳しく解説しています
【無料】電子ブック作成ツール「ActiBook」概要資料
電子ブックとPDFの違い、ActiBookで解決できる課題、活用事例をまとめています。
導入を検討する前に、まずはこの資料をご覧ください。
──資料を更新した際、営業へどのように周知するのが効果的だと思いますか？
CS担当：「テキストでのアナウンスだけでは見落とす可能性があるので、朝礼などの全体の場で周知することをおすすめします。ただし、マイナーチェンジの場合はアナウンスのみでも問題ありません。」
──営業担当者が自分のパソコンに資料を保存してしまうのを防ぐには、現場でどう声をかけるのがよいですか？
CS担当：「基本的にはクラウドで共通の資料を使うことをおすすめします。もしそれでもダウンロードしてしまう場合には、朝礼の時間（5分程度）を使って、全員で新しい資料のダウンロードと古い資料の削除を行うことで、個別で古い資料が残るリスクを軽減できます。」
──「古い資料は完全に削除してしまってもよいか？」と聞かれたら、普段どう答えていますか？
CS担当：「営業側の共有スペースからは完全に削除してしまってよいと回答しています。ただし、管理側ではバックナンバーを残しておくことが重要です。」
はい。ActiBookでは、データを差し替えてもURLは変わらないため、以前お送りしたURLを開いてもらえば最新版が表示されます。URLを送り直す必要はありません。
古い資料が使われる問題を防ぐには、営業がいつでも最新版にアクセスできる環境と、資料を更新する側の手間を減らす工夫の両方が必要です。
まずは、今の資料の保存場所と、営業への共有方法を見直すところから始めてみましょう。ActiBookでは、URLを変えずに資料を差し替えて最新版を共有する仕組みや、資料を一元管理する方法を概要資料でまとめています。
※実際に試してみたい方は、2週間の無料トライアル（クレジットカード登録なし）もご利用いただけます
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