【印刷コスト削減】電子ブック導入のススメ！メリット・事例・導入ステップを解説

「印刷コストが増加して困っている…」

「ペーパーレス化を進めたいけど、どうすればいいか分からない…」

印刷コスト削減として有効なツールが電子ブックです。

電子ブックとは、デジタル形式で作成された書籍や資料のこと。紙媒体と比べて、印刷コストや保管スペースの削減、情報共有の効率化、環境負荷軽減など、多くのメリットがあります。

本記事では、電子ブック導入による印刷コスト削減効果や導入ステップ、具体的な活用事例などを詳しく解説します。ぜひ最後まで読んで、電子ブック導入を検討してみて下さい。

印刷コスト増加の現状

近年、企業における印刷コストが増加傾向にあります。これは、紙やインクなどの原材料費の高騰、印刷機器の維持費や人件費の上昇などが主な要因です。特に、2022年以降の世界的な物価高騰の影響は大きく、印刷コストにも深刻な影響を与えています。企業によっては、印刷コストが経営を圧迫するほどの負担になっているケースも少なくありません。

物価高騰の影響

ロシアのウクライナ侵攻や円安、原油価格の高騰など、世界的な物価高騰が続いています。これらの影響は、印刷に使用する紙やインク、トナーなどの原材料費にも及んでおり、印刷コストを押し上げる要因となっています。例えば、紙の原料となるパルプの価格は、2022年には前年比で約30%も上昇しました。また、インクやトナーの原料となる石油化学製品も同様に価格が高騰しています。

これらの原材料費の高騰は、印刷会社が印刷料金を値上げせざるを得ない状況を生み出しており、企業の印刷コスト増加に直結しています。

印刷コストの内訳

印刷コストは、大きく分けて以下の要素で構成されています。

材料費：紙、インク、トナーなどの費用

機器費：印刷機器の購入費、リース料、メンテナンス費用など

人件費：印刷業務に携わる従業員の人件費

光熱費：印刷機器の稼働に必要な電気料金など

これらの内訳を見ると、材料費が印刷コスト全体に占める割合が大きいです。そのため、原材料費の高騰は、印刷コストに大きな影響を与えることがわかります。

印刷コスト削減の重要性

前述の通り、印刷コストは企業にとって大きな負担となっています。そのため、印刷コストを削減することは、企業の経営にとって非常に重要な課題です。

印刷コストを削減することで、以下のような効果が期待できます。

コスト削減効果

印刷コストを削減することで、直接的に経費を削減することができます。削減できた費用は、新たな事業への投資や従業員の待遇改善などに充てることができます。

特に、印刷物の発行量が多い企業や、カラー印刷を多用する企業では、印刷コスト削減による効果が大きくなります。

業務効率化

印刷コスト削減に取り組むことは、業務効率化にもつながります。例えば、印刷物の発行量を減らすために、業務フローを見直したり、デジタル化を進めたりすることで、業務の効率化を図ることができます。

また、印刷にかかる時間や手間を削減することで、従業員はよりコア業務に集中することができます。

環境負荷軽減

印刷には、紙やインクなどの資源を使用するため、環境負荷が大きいです。印刷コスト削減のために印刷物の発行量を減らすことは、環境負荷の軽減にも貢献します。

近年、企業の社会的な責任として、環境問題への取り組みが重視されています。印刷コスト削減は、企業の環境に対する取り組みをアピールする上でも有効です。

電子ブックとは

電子ブックとは、デジタル形式で作成された書籍や資料のことです。パソコンやスマートフォン、タブレットなどの電子機器で閲覧することができます。

従来の紙媒体の書籍や資料と比べて、電子ブックには以下のような特徴があります。

・電子データなので、保管場所を必要としません。

・PCやスマホがあれば、いつでもどこでも閲覧できます。

・キーワード検索で、目的の情報にすぐにアクセスできます。

・紙を使用しないため、環境負荷を軽減できます。

近年では、企業の社内資料や顧客向け資料、教育機関の教材など、様々な分野で電子ブックが活用されています。

電子ブックのメリット

電子ブックには、紙媒体の書籍や資料にはない多くのメリットがあります。企業が抱える課題解決に役立つ具体的なメリットを以下に紹介します。

コスト削減

・紙、インク、トナーなどの消耗品費や印刷・製本にかかる外注費を大幅に削減できます。

・印刷物の郵送費や配布にかかる人件費を削減できます。

・書類保管のためのスペースや、その管理にかかるコストを削減できます。

情報共有の効率化

・関係者に瞬時に情報を共有できます。

・最新版への更新が容易で、情報の一元管理によるバージョン違いや情報漏洩のリスクを軽減できます。

・閲覧権限を設定することで、セキュリティを高め、情報漏洩のリスクを抑制できます。

アクセス性の向上

・インターネットに接続できる環境であれば、いつでもどこでも情報にアクセスできます。

・パソコン、スマートフォン、タブレットなど、様々なデバイスで閲覧できます。

・キーワード検索機能により、膨大な情報の中から必要な情報を素早く見つけることができます。

環境負荷の軽減

・紙の使用量を削減することで、森林伐採やCO2排出量の削減に貢献できます。

・紙媒体の廃棄物を削減することで、環境負荷を軽減できます。

電子ブック導入による印刷コスト削減を実現した事例

企業が印刷コストを削減するために、電子ブックの導入は非常に有効な手段です。電子ブックを導入することで、具体的にどのような効果が期待できるのか、詳しく見ていきましょう。

具体的な削減効果

・紙、インク、トナーなどの消耗品費や印刷・製本にかかる外注費を削減できます。特に、大量の資料を印刷していた企業では、その効果は顕著です。

・資料を印刷して郵送していた場合、郵送費や封入作業などのコストが発生していました。電子ブックであれば、これらのコストを削減できます。

・紙媒体の資料は、保管スペースが必要となります。電子ブック化することで、保管スペースを削減し、オフィススペースの有効活用につながります。

・紙媒体の資料は、古くなったり不要になったりした場合に廃棄する必要があります。電子ブックであれば、廃棄コストを削減できます。

その他のコスト削減: 印刷物の在庫管理や、紛失・破損時の再発行などのコストも削減できます。

アニヴェルセル株式会社様

パンフレットの制作に関して二つの大きな問題に直面していました。一つは制作コストが高いこと、もう一つは1冊あたりの単価を下げるために大量に印刷したパンフレットの内容が古くなってしまうという点でした。これらの課題を解決するために、私たちは電子ブック作成ツール「ActiBook」を採用しました。このツールの導入により、より多くのお客様に最新情報のパンフレットを提供することが可能となりました。

導入事例：パンフレット制作コストを大幅に削減。高い満足度で現場からも好評です｜アニヴェルセル株式会社様

株式会社朝日出版社様

2020年に発生したコロナの影響によって物流がストップしてしまい、一部の先生方の手元に審査用見本が届かない事態が生じてしまいました。このような状況を回避するべく、場所を問わず閲覧できる審査用見本のデジタル化が急務でありました。

ActiBookを導入することで外注費用を大きく抑えることができました。また審査用見本をデジタル化したことにより、物流費の削減に加え、発送作業などの人的負担もかなり軽減されました。

導入事例：教科書の審査用見本を電子化し、制作費や外注費の大幅なコストダウンを実現！マーケティングツールとしても活用できる点に魅力を感じました｜株式会社朝日出版社様

電子ブック導入のステップ

目的・用途の明確化

電子ブックの導入を検討する企業にとって、具体的な手順を把握することは重要です。ここでは、電子ブック導入を成功させるためのステップを、段階的に解説します。

まず、電子ブックを導入する目的と用途を明確にしましょう。

・どのような目的で電子ブックを導入するのか？ (印刷コスト削減、業務効率化、顧客満足度向上など)

・どのような資料を電子ブック化するのか？ (社内資料、顧客向け資料、製品カタログ、マニュアルなど)

・電子ブックをどのように活用するのか？ (社内共有、顧客への配布、Webサイトへの掲載など)

目的や用途を明確にすることで、導入するツールやコンテンツ作成の方向性を定めることができます。

電子ブック化ツール選定

電子ブックを作成するためのツールを選びます。ツールによって機能や価格が異なるため、目的に合ったツールを選びましょう。

導入後の運用

電子ブックを導入した後も、効果的に活用するために、以下の点に注意しましょう。

・アクセス状況を分析し、改善点を見つけましょう。

・最新の情報に更新し、常に最新の状態を保ちましょう。

電子ブック活用事例

電子ブックは、様々な分野で活用されています。ここでは、具体的な活用事例をいくつかご紹介します。

社内資料

・社内マニュアルを電子ブック化することで、従業員がいつでもどこでもアクセスできるようになり、業務効率化に繋がります。また、最新版への更新も容易になるため、情報共有の精度向上も期待できます。

・新入社員研修やスキルアップ研修などの資料を電子ブック化することで、印刷コストを削減できるだけでなく、研修内容の理解促進にも役立ちます。動画や音声などを組み込むことで、より効果的な研修を実施することが可能です。

顧客向け資料

・製品カタログを電子ブック化することで、印刷コストや郵送費を削減できます。また、顧客はスマートフォンやタブレットで手軽にカタログを閲覧できるため、顧客満足度向上に繋がります。

・会社案内やサービス紹介などのパンフレットを電子ブック化することで、顧客に魅力的な情報を効果的に伝えることができます。動画やアニメーションなどを活用することで、より印象的なパンフレットを作成することが可能です。

・顧客へのプレゼン資料を電子ブック化することで、紙媒体では表現できなかった動画やアニメーションなどを活用し、より説得力のあるプレゼンを行うことができます。

まとめ

印刷コスト増加に悩む企業にとって、電子ブックの導入は、コスト削減だけでなく、業務効率化、環境負荷軽減など、様々なメリットをもたらす有効な手段です。電子ブック導入を成功させるためには、目的や用途を明確化し、そして導入後の運用までしっかりと計画することが重要です。