リモートワークに合わせた社内資料配布方法として、電子ブックを活用。年間約300万円のコスト削減・閲覧者増加を実現。

ActiBook導入前の課題

以前は社内報や社内資料を紙で配布していたが、誤記などによるすり直しが生じていた。また、コロナの影響で在宅勤務が進み、社内資料が社員に行き渡りにくくなっていた。

ActiBook導入後の効果

社内報などをActiBook本棚サイトに掲載し、閲覧制限をかけるために社員にはIDを発行して運用。閲覧者毎に電子ブックの出し分けができるので、一部資料は取引先にも公開している。

これまで紙で社内報を配布していたが、電子ブック化することで以下のメリットがあった。

①社内誌閲覧可能者が増え、閲覧状況を把握できるようになった

メールやチャットなどで電子ブックURLを共有するだけなので、簡単に全社員に社内報を配布できるようになった。IDを発行することで、閲覧制限を掛けられ、誰がどれくらいの時間閲覧したのかが把握できるようになったので閲覧していない社員にリマインドも行えている。社内で閲覧できない人も移動中や、帰宅後・休日などにも閲覧できるようになった。

②社長メッセージ等動画の活用ができるようになった

ActiBookでは動画の配信もできるので、社長メッセージを動画で配信できるようになった。閲覧制限を掛け、社外へも動画の配信も実施している。

③年間約300万掛かっていた印刷・郵送コストを削減できた

電子ブック化することで印刷が不要になり、URLを共有するだけなので郵送代削減にも繋がった。

OBにも社内誌を送付しており、予算の関係上年3回しか配布できていなかったが毎号閲覧してもらえるようになった。社内報の他にも社内資料を電子ブック化することにより、さらに約50万円のコスト削減にも繋がった。

④原稿〆日に余裕ができ・共有後の資料修正や差し替えも自由に

印刷会社へデータ納品する必要がなくなり、その分時間の余裕ができ社内報の企画・制作により時間を掛けられるようになった（約10日）。社内報発行後に誤字脱字など修正が必要となった際は、資料を差し替えるだけで共有したURLはそのままで修正資料を閲覧してもらえるので、再共有の手間も省けている。

⑤掲載情報をより詳細に

社内報の掲載記事や写真は、誌面スペースの関係上ボリュームに制限があったが、別リンクで(写真)の配信も実施しているため、配信情報の増加に繋がっている。