場所を選ばず、いつでも最新カタログを閲覧可能に！見せる相手を選べるID制限も活用したActiBook運用術とは｜進和テック株式会社様

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はじめに

ー現在のご業務についておしえてください。

佐藤様： 私はイノベーション企画部所属で、業務の中にカタログ管理業務があります。デジタルカタログへの移行準備を進め、現在もActiBookの管理者として運用を担っています。

奥山様： 同じくイノベーション企画部のゼネラルマネージャーをしています。もともと別部門でカタログの作成・管理を担当しており、部門新設時にカタログ業務を引き継ぎました。佐藤からのデジタル化の提案を受け、ActiBookの導入を推進しました。

導入前の課題

―ActiBookを導入するに至った背景や課題を教えてください。

佐藤様：これまで製品カタログを紙と社内グループウェア上のPDFで管理していました。しかしPDFは社内ネットワーク経由でしか閲覧できず、外回りの営業担当者が出先で確認する際、PCを開いてVPNでネットワークに接続し、グループウェア上でカタログを探す、といった手間のかかる状況でした。また「カタログが見つからない」という声が社内の営業担当者から直接届くことも多かったです。

もう一つの課題が弊社webサイトのカタログ更新です。制作業者経由でしか更新できず都度費用が発生するため、本来であれば、年2回必要な更新を年1回にまとめるしかありませんでした。また、カタログをWebサイトの深い階層にPDFで置いていたため、必要な方からすると見つけづらく、一方で詳細な製品仕様などが意図せず外部の誰でも閲覧できる状態になっていました。今後のペーパーレス化も見据え、カタログのあり方を根本から見直したことが導入のきっかけです。

導入の決め手

―最終的にActiBookを選んだ決め手を教えてください。

佐藤様：4社ほど比較した上で、ActiBookを選定しました。決め手は3点あります。
1つ目は費用面の妥当性、2つ目はITの専門知識がなくても直感的に操作できる使いやすさです。3つ目が最も重要な点で、閲覧権限の設定機能です。競合他社が多い業界のため、詳細な製品仕様の公開を限定したいという会社方針がありました。ActiBookの閲覧権限の機能を利用することで、社内や既存顧客など、IDを持つ人だけに閲覧を制限できる点が決め手になりました。

―社内での意思決定はスムーズでしたか？

奥山様：比較検討した中でActiBookが最初に話を聞いたサービスだったこともあり、スムーズに決まりました。欲しい機能が十分に満たせていたことが大きかったです。

施策内容

―現在、どのようなコンテンツをActiBookで管理・公開されていますか？

佐藤様：カタログをはじめ、取扱説明書、技術資料、e-ラーニングコンテンツまで幅広く登録しており、以前グループウェアで管理していたコンテンツはすべてActiBookへ移行済みです。今では「ActiBookを見れば何でも確認できる」という状態になっています。
また、スマホアプリ「Poste」を使うことで、ActiBook上のカタログをスマートフォンでも閲覧できます。この仕組みで営業担当が外出先でもスムーズにカタログを閲覧できるようになりました。

閲覧権限は用途に応じて使い分けており、会社案内と総合カタログはどなたでも閲覧できる状態に、製品の詳細仕様が載ったシリーズカタログはIDを持つ方のみに制限しています。


鍵コンテンツをクリックすると、ID登録/ログイン画面に遷移

―外部の取引先へのカタログ共有はどのように行っていますか？

佐藤様：現在も一部残している紙のカタログに、ActiBookへ飛べるQRコードを貼り、既存顧客がデジタルカタログにアクセスしやすい導線を整えています。今はまだ導線だけなので、営業活動に活かせるようにしていきたいですね。

―ActiBookの社内への展開はスムーズでしたか？

奥山様：当初はグループウェアとの並行運用期間を設けましたが、移行がなかなか進みませんでした。ActiBook担当の籔本さんに社員向けの勉強会を開催していただいたうえで旧ツールへの掲載をやめたところ、全員がActiBookに移行しました。現場からは操作面での質問が少数ありましたが、大きな混乱はありませんでした。「外出先でもスマートフォンからすぐ見られるようになった」という声が多く、手間がなくなったことが特に喜ばれました。
ActiBookへの完全移行は、導入してから約1年間で実現できました。

―ActiBookを貴社なりにカスタマイズされているのが印象的ですが、詳細をお伺いさせてください。

佐藤様：弊社の製品キャラクターをActiBookのカバーやチャットボットに全面的に取り入れています。自分でデザインしたキャラクターを載せることができるので、使っているうちにどんどん愛着が湧いてきました。管理者として運用していますが、自分たちらしいデジタルカタログに仕上げられるのはActiBookの魅力の一つだと感じています。

導入後に得られた成果

―導入による効果や成果を教えてください。

佐藤様：一番は「どこでも見られるようになった」ことです。以前は分厚いファイルで紙カタログを持っていくか、出先でPCを開き、社内ネットワークにアクセスし、グループウェアからカタログを探す、という手間がかかる状態でした。今はスマートフォンでデジタルカタログをそのまま閲覧できます。ネット環境さえあればActiBookで何でも確認できる環境が整い、営業の際の活用のしやすさが大きく変わりました。
また、プッシュ通知やニュース配信も自社で行えるようになり、社員のカタログへの注目度も飛躍的に向上しています。


―Web更新の課題については、どのような変化がありましたか？

佐藤様：以前は業者への依頼が必要で都度費用が発生するため年1回の更新にまとめていましたが、弊社webサイトの全面リニューアルの際に、ActiBookへのリンクを貼ってもらったので、今では自分たちの手で2ヶ月に1回程度更新できています。現在の頻度で業者に依頼し続けた場合、年間約60万円以上のコストになっていた計算で、それがActiBookのコスト内で運用できるため、大幅に削減できています。

ActiBookサポートへの評価

―ActiBookのサポート支援はいかがでしたか？

奥山様：カスタマーサクセスの川嶋さん（旧担当）と籔本さん（現担当）には大変お世話になりました。定期的なミーティングを設けていただき、細かい疑問にも丁寧に対応していただきました。Zoomで100名以上の社員を対象にした勉強会も開催していただき、担当者の方々の継続的なサポートがあってこそ、ここまで活用を広げられたと感じています。

今後の展望

―今後、ActiBookをどのような形で活かしていきたいと考えていますか？

佐藤様：取り組みたいことが4点あります。

1つ目は閲覧ログの集計・分析結果を営業部門と共有し、営業活動の強化に活かすような取り組みです。

2つ目は部門ごとの専用ページの作成で、各部門が必要な資料を管理・共有できる場所を設け、他部署への展開も視野に入れています。

3つ目はカタログへの製品動画の埋め込みで、テキストでは伝わりづらい内容を動画化し、カタログのページ上に埋め込みたいと思っています。今期中に着手したいです。

4つ目に、チャットボット「IZANAI」を活用した問い合わせ対応の効率化です。ActiBook上にチャットボットを設置し、見積もりやカタログ送付などの問い合わせを一元的に受け付ける窓口を設置しました。IZANAIもより活用していければと思っています。

グループウェアで管理していたコンテンツをActiBookに集約できたので、よりデジタル化を会社全体で推進していくことが今後の方向性です。

ーーーーありがとうございました！

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執筆者

浦 将平

ActiBookのマーケター兼AIチャットボットのプロダクトマネージャー。
7年間にわたり、法人向けの顧客管理ツール、データ統合ツール、CMS、チャットボット、電子ブックのマーケティングを担当し、BtoB領域でのプロダクトの成長に携わる。マーケティング戦略の立案から実行までを幅広く手がけ、業務プロセスの仕組み化を得意とする。