ペーパーレス化とは？効果的な導入方法と企業成功事例の紹介

ペーパーレス化は、電子化によって紙の使用を減らし、業務効率化やコスト削減、環境保全を実現するための重要な取り組みです。本記事では、ペーパーレス化の意義や具体的な方法、メリットについて解説するとともに、効果的な推進のポイントや注意点、有効なツールを紹介します。また、電子ブックを活用してペーパーレス化に成功した企業の事例も取り上げ、その実践的な知見を共有します。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、電子化によって紙の使用を減らし、情報をデジタル形式で管理することを指します。ビジネスにおいては、これまで紙で運用されていた文書や資料を電子化して保存・管理し、業務効率化やコスト削減を図る取り組みです。

ペーパーレス化の主な目的は以下の通りです。

1. コスト削減
   紙やインク、プリンターの維持費用、そして紙書類の保管スペースの削減が可能です。
   
   
2. 業務効率化
   電子文書は検索や共有が容易で、情報の迅速なアクセスと処理が可能となります。
   
   
3. 環境保全
   紙の使用を減らすことで、森林伐採の抑制や廃棄物の削減に貢献します。
   
   

ペーパーレス化は単なる紙の削減に留まらず、企業の持続可能な成長と環境への配慮を両立するための重要な施策です。

ペーパーレス化の方法

ペーパーレス化を効果的に進めるためには、いくつかの方法があります。ここでは、主な方法を紹介します。

 

紙書類の電子化

既存の紙書類をスキャナーを使用してPDFや他の電子ファイル形式に変換し、クラウドストレージやドキュメント管理システムに保存します。また、文書を最初からデジタルデータとして作成することも効果的です。

 

デジタルデータの活用

手書きの書類をPCに転記してデジタル化することで、情報の一元管理が可能となります。また、クラウドサービスを利用することで、データのバックアップを取り、紛失リスクを軽減できます。

 

電子署名とワークフローのデジタル化

電子署名を活用することで、契約書や承認書類のやり取りを紙に依存せずに行えます。また、ワークフローシステムを導入することで、稟議書や申請書の承認プロセスをデジタル化し、業務の効率化を図ることができます。

ペーパーレス化は単に紙を減らすだけでなく、デジタルツールやシステムを効果的に活用することで、業務全体の効率を大幅に向上させることが可能です。

 

ペーパーレス化の現状

ペーパーレス化の取り組みは、多くの企業で進行中ですが、進行度や導入の状況は企業によって異なります。大企業ではクラウドストレージや電子署名ツールの導入が進んでおり、紙の使用を大幅に削減することに成功しています。一方で、中小企業でもコスト削減や業務効率化を目指してペーパーレス化の取り組みが見られますが、導入の速度や範囲にはばらつきがあります。

ペーパーレス化は多くのメリットをもたらしますが、導入に踏み切れない企業も少なくありません。その背景には、初期コストの負担、従業員のITリテラシーの差、システム障害への懸念などがあります。これらの課題に対して、正しい情報提供とリスク管理を行うことで、徐々にペーパーレス化を進めることが可能です。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットは多岐にわたります。コスト削減、業務効率化と生産性向上、環境保全への貢献、働き方改革への対応などが挙げられます。これらのメリットを最大限に活用するためには、戦略的なアプローチが必要です。

コスト削減

ペーパーレス化により、以下のコストを削減することができます。

• 用紙代
  紙の使用量が減少するため、用紙代が削減されます。
  
  
• 印刷代
  印刷回数が減ることで、インクやトナーのコストも削減されます。プリンターのリース代やメンテナンス費用: プリンターの使用頻度が減ることで、リース代やメンテナンス費用も削減されます。
  
  
• 郵送・廃棄コスト
  紙書類の郵送や廃棄にかかるコストが削減されます。
  
  
• 保管スペース
  紙書類を保管するためのスペースが不要になるため、オフィスのスペースを有効活用できます。

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業務効率化と生産性向上

ペーパーレス化は、業務の効率化と生産性の向上に貢献します。

• 情報の迅速な共有と検索
  電子文書はクラウド上に保存され、複数人での情報共有や検索が容易になります。これにより、必要な情報を迅速に取得でき、業務のスピードが向上します。
  
  
• オンライン決済と電子契約
  オンラインでの社内決裁や電子契約システムを導入することで、承認プロセスが迅速かつ正確に進行します。
  
  
• リモートワークの促進
  デジタルデータはオンラインで管理できるため、テレワークやリモートワークにも対応しやすくなります。これにより、場所を問わず業務を遂行でき、柔軟な働き方が実現します。
  
  

環境保全への貢献

ペーパーレス化は、環境保全にも寄与します。

• 森林伐採の抑制
  紙の消費を減らすことで、森林伐採の抑制に貢献します。
  
  
• CO2排出の削減
  紙の生産や廃棄に伴うCO2排出量を削減できます。これにより、企業の環境負荷が軽減されます。
  
  
• 企業の社会的責任（CSR）
  環境に配慮した経営を行うことで、企業の社会的責任を果たし、企業イメージの向上にもつながります。
  
  

働き方改革への対応

ペーパーレス化は、働き方改革にも寄与します。

• テレワークの推進
  デジタルデータの活用により、リモートワークが容易になり、柔軟な働き方が実現します。
  
  
• ワークライフバランスの改善
  業務の効率化により、従業員の労働時間が短縮され、ワークライフバランスの向上につながります。

ペーパーレス化は、多岐にわたるメリットをもたらし、企業の持続可能な成長と環境保全に貢献する重要な取り組みです。

ペーパーレス化推進のポイント

ペーパーレス化を成功させるためには、戦略的なアプローチが必要です。以下に、効果的なペーパーレス化推進のポイントを挙げます。

目標の明確化と段階的な導入

ペーパーレス化を進めるためには、まず目標を明確に設定することが重要です。具体的な目標を定めることで、従業員にとっても取り組みの方向性が明確になり、ペーパーレス化の意義を理解しやすくなります。

目標設定の例

• 年内に全ての社内文書を電子化する。
• 紙の使用量を年間30%削減する。

次に、ペーパーレス化を段階的に導入することが重要です。一度に全てをデジタル化するのではなく、以下のように段階を踏んで進めるとスムーズです。

段階的な導入

• デジタルに親和性が高い部署（例：経理部、総務部）から開始し、徐々に範囲を広げる。
• 初期段階では簡単な文書の電子化から始め、徐々に複雑なワークフローのデジタル化に移行する。
  
  

社内全体での推奨と成功事例の共有

ペーパーレス化を推進するためには、社内全体での協力が不可欠です。従業員全員がペーパーレス化の意義とメリットを理解し、積極的に取り組むことが重要です。

• 経営層からのトップダウン推奨: 経営層が率先してペーパーレス化を推奨し、全従業員に対してその重要性を伝えることが効果的です。
• 成功事例の共有: ペーパーレス化の成功事例を社内で共有することで、従業員のモチベーションを高め、取り組みの浸透を図ることができます。
  
  

ペーパーレス化を進めるの際の注意点

ペーパーレス化は多くのメリットをもたらしますが、導入に際しては慎重な計画と対応が必要です。以下に、ペーパーレス化を成功させるための注意点を紹介します。

従業員の理解と協力

ペーパーレス化をスムーズに進めるためには、従業員全員の理解と協力が不可欠です。

• 教育とトレーニング: 従業員に対して、ペーパーレス化の目的やメリットを説明し、デジタルツールの使い方をトレーニングするプログラムを実施します。
• 意識改革: 紙の使用が当たり前だった従業員に対して、デジタル化の重要性を理解してもらい、新しい業務スタイルに適応させるための意識改革を行います。
  
  

セキュリティ対策

電子データの管理には、セキュリティ対策が非常に重要です。

• データの保護
  電子文書やデジタルデータを安全に保護するためのセキュリティ対策を徹底します。例えば、アクセス権限の設定やデータ暗号化を行います。
  
  
• バックアップの確保
  データ消失のリスクを回避するために、定期的なバックアップを取ることが重要です。クラウドストレージを活用することで、データの復元が容易になります。
  
  
• セキュリティポリシーの策定
  社内でのデータ取り扱いに関するセキュリティポリシーを明確にし、全従業員に周知徹底します。
  
  

コスト管理

ペーパーレス化の導入には初期コストがかかるため、費用対効果を考慮した計画が必要です。

• コストの見積もり
  導入に必要なシステムやツールの費用を正確に見積もり、予算を確保します。
  
  
• 長期的な視点での投資
  初期コストだけでなく、ペーパーレス化による長期的なコスト削減効果も考慮します。例えば、紙や印刷のコスト削減、業務効率化による人件費の削減などです。
  
  
• 段階的な導入: 一度に全ての業務をペーパーレス化するのではなく、段階的に進めることで、コストを分散させることができます。

法律と規制の遵守

電子文書の管理には、法律や規制の遵守が求められます。

• 法的要件の確認
  電子文書が法的に有効であるためには、電子署名やタイムスタンプなどの要件を満たす必要があります。事前に関連する法律や規制を確認します。
  
  
• 文書保存期間の管理
  法律で定められた文書保存期間に従い、必要な文書を適切に管理・保存します。

ユーザーサポート体制の整備

ペーパーレス化の導入に際して、従業員がスムーズに移行できるよう、サポート体制を整備します。

• ヘルプデスクの設置
  デジタルツールの使い方やトラブルシューティングをサポートするヘルプデスクを設置します。
  
  
• FAQやマニュアルの作成
  よくある質問や操作マニュアルを作成し、従業員が自己解決できるようにします。

これらの注意点を踏まえ、計画的にペーパーレス化を進めることで、企業全体の業務効率化とコスト削減を実現することが可能です。

ペーパーレス化に有効なツール

ペーパーレス化を効果的に進めるためには、適切なツールの導入が不可欠です。以下に、ペーパーレス化に有効なツールをカテゴリー別に紹介します。

ドキュメント管理システム

ドキュメント管理システムは、電子文書の作成、保存、管理、共有を効率的に行うためのツールです。これにより、紙の使用を減らし、業務プロセスをデジタル化することが可能です。

Box

クラウドベースのドキュメント管理システムで、ファイルの共有や共同編集が簡単に行えます。

https://www.box.com/ja-jp/home

 

OneDrive

Microsoftが提供するクラウドストレージサービスで、Officeアプリとの連携が強力です。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

 

電子署名ツール

電子署名ツールは、契約書や申請書などの署名をデジタルで行うためのツールです。これにより、紙の書類を郵送する手間とコストを削減できます。

DocuSign

世界中で広く使われている電子署名ツールで、法的に有効な署名が可能です。

https://www.docusign.com/ja-jp

 

クラウドサイン

日本の法律に準拠した電子署名ツールで、国内企業に適しています。

https://www.cloudsign.jp/

 

PDF編集ソフト

PDF編集ソフトは、PDFファイルの編集、注釈付け、変換などを行うためのツールです。これにより、紙の書類をデジタルで管理しやすくなります。

Adobe Acrobat

PDF編集ソフトの定番で、高度な編集機能を備えています。

https://www.adobe.com/jp/acrobat.html

 

FineReader

OCR機能を搭載しており、スキャンした文書をテキスト化することができます。

https://pdf.abbyy.com/ja/

 

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、プロジェクト管理やタスクの進捗管理をデジタルで行うためのツールです。これにより、紙のチェックリストやメモの使用を減らし、業務効率を向上させることができます。

Asana

タスク管理とプロジェクト管理を一元化できるツールで、チームでのコラボレーションが容易です。

https://asana.com/ja

 

Trello

カンバン方式でタスクを視覚的に管理できるツールで、シンプルで使いやすいのが特徴です。

https://www.atlassian.com/ja/software/trello

 

Backlog

プロジェクト管理やバグトラッキングに特化したツールで、開発チームに適しています。

https://backlog.com/ja/

 

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、業務プロセスをデジタル化し、自動化するためのツールです。これにより、紙の書類による承認プロセスを効率化できます。

 

Questetra BPM Suite

ビジネスプロセス管理に特化したツールで、複雑なワークフローの自動化が可能です。

https://questetra.com/ja/

 

Nintex Workflow

Office 365と連携しやすく、直感的なインターフェースでワークフローを構築できます。

https://infoshare.co.jp/product/o365/

kintone

カスタマイズ性が高く、さまざまな業務プロセスに対応できるワークフローシステムです。

https://kintone.cybozu.co.jp/

 

電子ブック(デジタルブック)

電子ブックは、書籍やマニュアルをデジタル化して配信するためのツールです。これにより、紙の書籍の印刷コストを削減し、情報の伝達を効率化できます。

ActiBook

3ステップで電子ブックを作成できるサービスです。電子ブック化したいPDFを管理画面にドラッグ&ドロップするだけ。officeファイルや動画にも対応しているため、資料やセミナー動画を簡単にシェアすることが可能です。

https://actibook.cloudcircus.jp/

 

Meclib

誰でも簡単にデジタルブックを作成・公開・管理できるクラウドサービスです。動画やYouTube、GIFアニメーション、パノラマ画像、音声、Googleマップなど、多彩なコンテンツを設定できたりします。また企業が所有するデータベースを利用し、型番検索や品名検索などを簡単に実装できる「カスタムデータベース機能」などを備えているサービスです。

https://www.digitalbook-meclib.jp/

 

ebook5

誰でも簡単にPDFからHTML5の電子カタログが作成できるクラウドサービスです。シンプルな操作法で、高品質で高速表示ができるユーザーにも便利な電子カタログがわずか3分ほどで作成できます。アウトライン化されていないテキスト情報を持つPDFから作成すれば、全文検索に加え、コピー&ペーストにも対応しています。

https://www.ebook5.net/

 

これらのツールを効果的に活用することで、ペーパーレス化をスムーズに進めることができます。

電子ブックでペーパーレス化に成功した事例

成功事例1：電子ブック・チャットボットでコスト削減。サステナブルな取り組みにもつながりました｜株式会社セイワ様

商品カタログや取扱説明書を紙媒体で発行していましたが、印刷コストや修正の難しさから、電子化を検討していました。

ActiBookは使いやすいインターフェースとサブスクリプションモデルが決め手となり、印刷コストの削減と内容の修正が容易になることを期待して導入しました。導入前に試用できたことで、使い勝手への不安も解消されました。

ActiBookの導入により、サステナブルな取り組みが企業イメージ向上につながりました。操作性も良く、導入も簡単でした。

https://actibook.cloudcircus.jp/media/cases/seiwa

成功事例2：紙カタログを電子ブックへ。閲覧ユーザーの動きが視覚化でき、営業の負担も軽減されました。｜株式会社キングジム様

紙カタログを電子ブックへ。閲覧ユーザーの動きが視覚化でき、営業の負担も軽減した事例です。1つの製品あたり数万枚カタログを印刷するため、印刷の手配や保管場所、各地への輸送、得意先へのお届けにマンパワーや物流コストがかかるという課題がありましたが、電子ブックにすることでこれらの問題が改善されました。

https://actibook.cloudcircus.jp/media/cases/kingjim

成功事例3：教科書の審査用見本を電子化し、制作費や外注費の大幅なコストダウンを実現！マーケティングツールとしても活用できる点に魅力を感じました｜株式会社朝日出版社様

2020年に発生したコロナの影響によって物流がストップしてしまい、一部の先生方の手元に審査用見本が届かない事態が生じてしまいました。このような状況を回避するべく、場所を問わず閲覧できる審査用見本のデジタル化が急務でありました。

ActiBookを導入することで外注費用を大きく抑えることができました。また審査用見本をデジタル化したことにより、物流費の削減に加え、発送作業などの人的負担もかなり軽減されました。

https://actibook.cloudcircus.jp/media/cases/asahipress

まとめ

ペーパーレス化は、業務効率の向上やコスト削減、環境保全に貢献するための重要な取り組みです。適切なツールを活用し、段階的にペーパーレス化を進めることで、企業全体の効率化と持続可能な成長を実現していきましょう。